Notre guide complet pour l’obtenir
Si vous êtes un nouvel organisme de formation ou un formateur indépendant, la première étape afin de démarrer votre activité est d’obtenir votre numéro de déclaration d’activité (NDA).
L’obtention de ce numéro d’identification est une obligation légale.
Cependant, la constitution d’un dossier NDA peut se révéler fastidieuse et il est fort probable de recevoir un refus de la part de l’administration.
Découvrez dans notre guide, tout ce que vous devez savoir pour obtenir facilement ce précieux sésame.
L’obligation de déclaration d’activité
Qu’est-ce que le numéro de déclaration d’activité ?
Le numéro de déclaration d’activité, aussi appelé NDA, est un numéro d’enregistrement.
Si vous êtes un organisme de formation ou un formateur indépendant et que vous avez signé votre premier contrat de formation ou de convention de formation, vous devez dans les 3 mois qui suivent la signature de votre premier contrat obtenir votre NDA.
Cette demande peut donc être réalisée postérieurement à la création de votre entreprise.
Pour cela, il est nécessaire d’effectuer un dépôt de déclaration d’activité au centre régional de contrôle de la DREETS.
Vous pouvez également faire cette démarche en ligne directement sur le site du gouvernement. Vous recevez ensuite sous 30 jours maximum votre numéro de déclaration d’activité.
Ce numéro ne constitue pas un agrément ou une certification. Il s’agit simplement d’un numéro d’enregistrement. Il doit apparaître sur l’ensemble de vos bons de commande, factures, contrats et conventions de formation.
Quels sont les organismes concernés par la déclaration d’activité ?
Le numéro de déclaration d’activité est obligatoire si vous facturez directement des formations professionnelles, que vous soyez :
- un prestataire de formation ou un organisme de formation
- une personne physique ou morale qui forme des salariés, des travailleurs indépendants ou des demandeurs d’emploi dans le cadre de leur activité professionnelle
L’obtention du numéro de déclaration d’activité n’est pas obligatoire si vous êtes :
- un prestataire qui propose des formations à des particuliers dans le cadre de leurs activités de loisirs
- une entreprise réalisant en interne et par ses propres moyens la formation de ses salariés
La déclaration initiale d’activité
La déclaration initiale d’activité doit renseigner l’adresse, la dénomination ainsi que le statut juridique du déclarant. Elle doit être déposée au centre de contrôle régional de la Dreets. Chaque organisme de formation est rattaché à un centre régional en fonction du lieu de son siège social ou de son principal établissement. Il est possible de connaître les coordonnées de chaque centre Dreets sur l’annuaire des services régionaux de contrôle.
Lors de l’envoi de la déclaration d’activité par l’organisme de formation, celui reçoit alors un numéro d’enregistrement. Avant la réception de ce numéro, la déclaration est considérée comme faite. La réponse doit être donnée dans les 30 jours maximum. Passé ce délai, en cas de non-réponse l’enregistrement est validé.
Tous les organismes de formations et formateurs indépendants ayant obtenu leur NDA sont répertoriés dans une liste publique. Il est possible de la consulter gratuitement sur internet. Cette liste regroupe les actions de formations de chaque organisme ainsi que des informations concernant leurs activités.
Le numéro de déclaration d’activité est-il équivalent à l’agrément ou l’habilitation de l’État ?
Non, le numéro de déclaration d’activité n’est ni une habilitation, ni un agrément de l’État. Il s’agit simplement d’un numéro d’enregistrement. Cet enregistrement n’équivaut pas à l’agrément de l’État selon le Code du travail.
Lorsque vous mentionnez ce numéro sur l’ensemble de vos documents, il est nécessaire d’inscrire : « Enregistré sous le numéro… ». Il est interdit de mentionner : « Organisme agréé par l’État… » ou « Organisme de formation habilité par l’État… ».
Le NDA est-il lié au domaine de la formation visée dans le contrat présenté lors de la demande initiale ?
Non, votre numéro de déclaration n’est pas lié à ce contrat initial. Vous pouvez exercer votre activité de formation dans tous les domaines que vous souhaitez grâce à ce numéro de déclaration d’activité.
Le NDA est attribué à l’organisme de formation, vous pouvez donc étendre votre activité, proposer de nouvelles formations ou recruter d’autres formateurs dans de nouvelles thématiques. De plus, il est possible d’exercer une autre activité à titre principale ou secondaire, étant donné que l’activité de formation n’est pas exclusive.
Est-il possible de perdre son numéro de déclaration d’activité ?
Jusqu’en 2017, les organismes de formation obtenaient très facilement leur numéro de déclaration d’activité et celui-ci n’était que très rarement révocable. Depuis, la législation a changé. Il est désormais possible de perdre son numéro de déclaration d’activité, dans plusieurs cas :
- si aucune formation n’a été réalisée durant l’année
- en cas de non rendu de Bilan Pédagogique et Financier (BPF) à l’échéance annuelle
- en cas de non-respect des obligations liées à l’activité de formation
Mettre à jour son Numéro de Déclaration d’Activité
Il est primordial de mettre à jour son Numéro de Déclaration d’Activité en cas d’évolution de son organisme de formation. En effet, le NDA est rattaché au SIREN de l’entreprise (les 9 premiers chiffres). Ainsi, lors d’un changement de statut juridique de l’organisme de formation, un nouveau SIREN est créé. Il est alors indispensable de réaliser une nouvelle demande de Numéro de Déclaration d’Activité auprès de la Dreets.
Cependant, lors d’un changement de siège social ou d’un déménagement de l’établissement principal, il n’est pas nécessaire de modifier votre NDA. En effet, c’est alors votre SIRET (14 chiffres) qui est modifié, mais votre SIREN (les 9 premiers chiffres) reste identique.
Bilan pédagogique et financier
Le bilan pédagogique et financier est un document que vous devez obligatoirement réaliser afin de conserver votre numéro de déclaration d’activité. Il permet de résumer votre activité de formation de l’année précédente et doit être transmis avant le 30 avril de chaque année. Ce document synthétise un certain nombre de données comme le nombre d’heures de formations réalisées, le nombre de stagiaires accueillis, l’origine des fonds, etc. Il doit être obligatoirement accompagné des comptes annuels, exception faite pour les organismes de formation de petite taille.
Il est possible de le transmettre en ligne sur le portail Mes démarches Emploi et Formation Professionnelle ou par courrier en y joignant le formulaire Cerfa 10443 au Service Régional de Contrôle SRC.
Il s’agit d’un document obligatoire, quel que soit le statut juridique de l’organisme de formation ou l’activité exercée. En cas de non-transmission ou si le bilan pédagogique et financier ne fait apparaître aucune activité de formation, alors le NDA n’est plus valable. Il est interdit d’exercer des actions de formation et il est nécessaire d’effectuer une nouvelle demande afin de pouvoir reprendre votre activité.
Les obligations légales des organismes de formations
En tant qu’organisme de formation ou formateur indépendant, une fois enregistré et votre NDA obtenu, il est nécessaire de respecter certaines obligations légales afin de conserver votre numéro d’enregistrement.
Les obligations légales des organismes de formations sont les suivantes :
- réaliser une comptabilité
- désigner un commissaire aux comptes. Pensez à vérifier les seuils d’éligibilité qui sont plus bas que pour les autres activités
- réaliser annuellement un bilan pédagogique et financier qui permet de synthétiser votre activité
- rédiger un règlement intérieur
- respecter les règles d’information et de contractualisation
- mentionner le numéro d’activité sur toutes les conventions, bons de commande, factures ou devis émis
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Obtention du Numéro de Déclaration d’Activité : comment constituer son dossier ?
Où effectuer sa demande de Numéro de Déclaration d’Activité ?
La déclaration d’activité s’effectue via un formulaire Cerfa n° 10782*05 « Bulletin de déclaration d’activité d’un prestataire de formation ». Il est possible de le télécharger directement sur le site du gouvernement. Ensuite, il est nécessaire de l’envoyer au service régional de contrôle de la Dreets. Les coordonnées de chaque centre sont indiquées sur le site officiel.
Il est également possible depuis septembre 2021 d’effectuer l’ensemble de la démarche en ligne. Dans ce cas, il convient de remplir le dossier dématérialisé sur le le site du gouvernement et de transférer les pièces justificatives demandées.
Le dossier NDA
Lors du dépôt de la demande initiale, il est primordial d’être très attentif. L’ensemble des documents doivent être remplis avec soin, complets, datés et signés. En effet, l’administration est très pointilleuse sur les demandes de déclaration d’activité. Il n’est pas rare qu’un dossier soit refusé pour une erreur ou un petit oubli. Dans ce cas, l’organisme de formation doit effectuer une nouvelle demande et attendre à nouveau 30 jours la validation de son dossier.
Pour vous accompagner dans ces étapes, nous vous proposons des formations spécialisées pour les auto-écoles ou les organismes de formation. Grâce à notre expertise, vous êtes certains d’obtenir facilement et rapidement votre NDA. Plus de 150 organismes de formation ont obtenu leur NDA avec nos conseils.
Quelles sont les pièces justificatives nécessaires pour le NDA ?
En plus du formulaire dûment rempli, il convient de joindre à votre demande plusieurs pièces justificatives relatives à votre activité de formation :
- Copie du justificatif d’attribution du numéro SIREN
- Bulletin n° 3 du casier judiciaire du dirigeant pour les personnes morales ou du déclarant pour les personnes physiques. Vous pouvez faire la demande en ligne
- Copie de l’un des éléments suivants : 1re convention de formation professionnelle ou bon de commande établis ou premier contrat de formation professionnelle ou contrat d’apprentissage
- Si vous délivrez des actions de formation par apprentissage : copie des statuts
- Informations concernant le contenu des actions de formation, leur organisation et les moyens techniques et pédagogiques employés
Le contrôle de la déclaration d’activité et justificatifs complémentaires
Afin de contrôler la conformité de la déclaration d’activité, l’administration peut également demander certains justificatifs supplémentaires relatifs :
- à la première prestation de formation réalisée ou à la nature de cette prestation
- aux compétences et qualifications des personnes qui interviennent dans la réalisation de la formation
Cette demande de justificatifs complémentaires est adressée à l’organisme de formation dans un délai de 10 jours à compter de la réception de la déclaration d’activité. Celui-ci dispose ensuite de 15 jours pour fournir les justificatifs demandés. En cas de non-transmission des pièces supplémentaires, le numéro de déclaration d’activité ne pourra être obtenu.
Refus ou annulation du NDA
Suite à ce contrôle, l’administration peut annuler l’enregistrement de la déclaration si une irrégularité est constatée :
- Pièces justificatives manquantes
- Personne physique ou morale chargée de la déclaration soumise à une interdiction d’exercer une prestation de formation professionnelle
- Prestations de formations prévues allant à l’encontre des actions de formations professionnelles
- Dispositions relatives à la réalisation des actions de formation non respectées, comme des mentions manquantes sur les conventions, l’absence de programme ou l’absence de remise d’attestation en fin de formation
En cas de refus ou d’annulation du NDA, les motifs doivent être indiqués par l’administration. Les modalités de recours sont également mentionnées. Il est donc nécessaire de corriger les éventuelles erreurs et de déposer une nouvelle demande
Comment obtenir son NDA à coup sûr et en moins de 2 h ?
L’obtention du numéro de déclaration d’activité est une étape obligatoire pour tous les organismes de formations et auto-école. C’est un processus fastidieux et chronophage. De plus, l’administration ne tolère aucun oubli ou erreur et peut facilement refuser votre dossier.
FG Formation est à vos côtés et nous vous proposons une formation exclusivement dédiée à l’obtention de votre Numéro de Déclaration d’Activité. Nous avons 2 formations concernant le NDA, une pour les organismes de formation et une pour les auto-écoles, afin de vous offrir un accompagnement personnalisé selon votre activité.
Grâce à FG Formation, plus de 150 organismes de formation ont obtenu rapidement leur Numéro de Déclaration d’Activité. Notre formation est complète et vous accompagne dans chaque étape. Nous vous détaillons la liste des documents à envoyer et vous disposez de modèles pré-remplis afin de gagner du temps. Cette formation contient également des vidéos explicatives pour remplir correctement chaque document. Nous vous donnons tous nos conseils et astuces pour éviter les pièges et obtenir votre NDA du premier coup. Enfin, vous disposez d’explications détaillées sur la transmission de votre dossier et sur le Bilan pédagogique et financier.
Vous êtes pris en main tout au long du processus et vous pouvez débuter votre activité sereinement. Faites-nous confiance comme, plus de 150 organismes de formation et contactez l’un de nos consultants pour plus de détails.
L’obtention du numéro de déclaration d’activité est une étape indispensable pour tous les nouveaux organismes de formation et formateurs indépendants. Ce numéro d’enregistrement obligatoire requiert la constitution d’un dossier complexe. Afin d’éviter un refus de la part de l’administration et de commencer rapidement son activité, il est possible de suivre notre formation dédiée.
Vous souhaitez en savoir plus ? Prenez RDV avec un expert, on vous rappelle
Auteur
Gérant de FG Formation
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