Accompagnement Qualiopi : un expert à vos côtés !
Qualiopi est une certification instaurée par l’État et également une marque déposée. Plus important encore, elle constitue une garantie de qualité.
Vous êtes un organisme de formation, vous souhaitez être détenteur de la certification Qualiopi, vous avez raison. Ce label de qualité a démontré permet de montrer sérieux et fiabilité.
Nous avons un processus éprouvé pour vous aider à l’obtenir rapidement couplé d’un accompagnement sur-mesure.
Pourquoi se faire certifier Qualiopi ?
L’argument n°1 en faveur de la certification Qualiopi est la possibilité de bénéficier de fonds publics ou mutualisés, notamment à travers des aides à la formation telles que le CPF, l’un des plus connus.
Cependant, le financement des formations ne constitue pas à lui seul l’intérêt de la certification. Qualiopi représente avant tout un gage de qualité du processus de formation.
La formation professionnelle souffre parfois d’une image ternie par de nombreux scandales liés à des formations souvent médiocres, voire à la limite de la tromperie, tant pour les entreprises que pour les usagers.
Le label Qualiopi intervient pour remédier à cette situation. Obtenir cette certification permet de se distinguer et de démontrer une volonté de fournir un enseignement de qualité, validé par un expert certificateur.
Les grandes étapes de la certification qualiopi
Étape 1 : audit initial
Les organismes de formation ou prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC) doivent se soumettre à trois audits successifs pour obtenir et conserver leur certification du label Qualiopi.
Le premier concerne l’audit initial. C’est une étape obligatoire et parfois stressante pour les formateurs indépendants et les organismes de formation, car c’est à la suite de cet audit qu’ils sauront s’ils répondent à chaque indicateur du référentiel concernés par la formation dispensée.
Qualiopi comprend 7 critères et 32 indicateurs. L’audit initial vise à s’assurer que l’organisme respecte chacun des points du référentiel de qualité.
En cas de non-conformité majeure, l’organisme dispose de trois mois pour effectuer les modifications nécessaires. Pour les non-conformités mineures, un plan d’actions correctives sera établi et devra être respecté, puis vérifié lors de l’audit de surveillance.
Déroulement de l’audit inital :
- Préparation de l’audit
- Rencontre avec l’auditeur
- Analyse des documents
- Entretiens et observations
- Évaluation et rapport
- Correction des non-conformités
- Décision de certification
Si l’organisme remplit toutes les exigences, il obtient le label de qualité valable pour trois années consécutives. Ce label est délivré par un organisme certificateur accrédité ou en cours d’accréditation par le COFRAC, ou par une instance de labellisation reconnue par France Compétences.
Étape 2 : audit de surveillance
Pour les nouveaux entrants, c’est-à-dire les organismes qui effectuent leur premier audit initial, des indicateurs sont pré-identifiés par l’organisme certificateur et sont réévalués lors de l’audit de surveillance.
Ce processus de réévaluation intervient tous les 18 mois afin de vérifier leur conformité continue et de maintenir la qualité des enseignements dispensés.
À la fin de l’audit, un rapport est rédigé, indiquant les éventuelles non-conformités et les actions correctives nécessaires.
L’organisme se doit de corriger les non-conformités mentionnées lors du passage de l’expert pour conserver son accréditation. Il a trois mois pour effectuer des modifications en cas de non-conformité majeure. Pour les non-conformités mineures, un plan d’action sera mis en place et devra être respecté, puis vérifié lors de l’audit de renouvellement.
Si les non-conformités persistent ou ne sont pas traitées de manière satisfaisante, l’organisme peut perdre sa certification.
Tout comme l’audit inital, l’audit de surveillance est payant. Il est possible de faire appel au même organisme auditeur que lors du premier audit.
Étape 3 : audit de renouvellement
A l’issue des 3 ans soit 36 mois, l’organisme de formation qui souhaite conserver la marque de certification Qualiopi doit se soumettre à un audit de renouvellement.
Se dernier vient vérifier le respect du plan d’actions correctrices pour les non-conformités mineurs, et vérifier qu’aucune non conformité majeur vienne remettre en cause la certification.
- Préparation : L’organisme de formation rassemble les documents nécessaires.
- Entretiens : Les évaluateurs rencontrent le personnel pour discuter des pratiques.
- Examen des documents : Les évaluateurs vérifient la conformité des documents fournis.
- Observation des formations : Les évaluateurs assistent à des sessions de formation pour évaluer les pratiques.
- Rédaction du rapport : Les évaluateurs rédigent un rapport détaillant leurs observations.
- Actions correctives : L’organisme prend des mesures correctives pour résoudre les non-conformités.
- Décision de certification : L’organisme certificateur décide du renouvellement de la certification.
Dans 18 mois, l’organisme doit se préparer à un nouvel audit de surveillance.
Est-ce que je suis concerné par Qualiopi ?
5 raisons de se faire accompagner pour obtenir la certification qualiopi
Quand on décide de se lancer dans la certification Qualiopi, on sait que la tâche va prendre du temps. Rome ne s’est pas construite en 1 jour. Alors, bien sûr, Qualiopi n’est pas Rome. Mais ce n’est pas non plus une mince affaire.
Le référentiel Qualiopi contient 32 exigences et 40 pages. Si vous souhaitez :
– étudier le référentiel,
– le comprendre
– l’appliquer sur une formation
– produire des formulaires et procédures, qui répondent à chaque exigence
il va vous falloir beaucoup de temps et d’énergie.
Et ça se compte en dizaines, voire centaines d’heures, pour bien faire les choses.
Le fait de se faire aider par un expert, vous permet de prendre des raccourcis. Car le consultant possède une connaissance pointue des exigences et des processus à suivre. Son expertise permet de progresser rapidement dans la préparation de la certification, en évitant les éventuels détours ou erreurs qui pourraient entraîner des retards.
De plus, à chaque question que vous vous poserez, l’expert aura une réponse immédiate. Plutôt que de passer des heures à chercher des réponses, sur internet, ou auprès de vos confrères, l’expert vous apportera des solutions toutes prêtes.
L’expert ayant déjà accompagné des centaines d’entreprises sur ce sujet, vous fera bénéficier de tous ses retours d’expérience, et vous fera gagner des dizaines d’heures.
Pour réussir l’audit, il faudra prouver que vous respectez les 32 exigences du référentiel, sans erreurs. Certaines exigences du référentiel sont complexes. Et elles peuvent être interprétées de différentes façons. Et si vous comprenez mal l’exigence, vous risquez de produire des preuves qui ne seront pas conformes et que l’auditeur n’acceptera pas.
Un expert possède une connaissance approfondie du référentiel. Il vous permettra d’identifier très rapidement les erreurs potentielles, afin de les corriger, bien avant qu’elles ne deviennent un problème pour le jour de l’audit. les experts ont l’habitude d’accompagner des organismes et ils connaissent les erreurs courantes. Ils vont guideront afin que vous éviter de les faire, en adoptant une approche efficace dès le départ.
Certains experts proposent une garantie sur le résultat de leur accompagnement. Cette garantie est très réconfortante car elle engage le consultant sur l’atteinte de votre objectif. Et elle vous permet aussi d’être rassuré sur l’offre que vous allez choisir.
Les consultants qui proposent ce type de garantie ont en général une grande expérience en préparation Qualiopi. Et leurs résultats sont souvent exceptionnels pour qu’ils puissent se permettre ce genre de garantie.
Obtenir une garantie de résultat ne vous dispensera pas d’un travail de préparation, mais il vous mettra en confiance avec le professionnalisme du consultant choisi.
La certification Qualiopi est une démarche qualité avant tout. Elle a pour objectif:
- l’amélioration de la qualité des prestations
- la satisfaction des clients
Si vous appliquez consciencieusement les exigences, en comprenant le bon sens de celles ci, vous allez petite à petit développer cette culture. Et c’est le rôle de l’expert qui vous accompagnera de vous enseigner cette culture. Vous comprendrez l’importance :
- de détecter d’éventuelles insatisfactions clients, formateurs, apprenants ou autres parties prenantes
- de mettre en place des plans d’actions pour les corriger
- de mesurer l’efficacité de vos actions
- et… de recommencer … jusqu’à approcher l’excellence!
Le consultant vous aidera à mettre en place les bonnes pratiques pour intégrer l’amélioration continue à la culture de votre entreprise. Cela deviendra ainsi un réflexe, qui vous aidera à développer votre activité de façon saine.
Pour répondre aux exigences du référentiel, il vous faudra adopter et utiliser au quotidien un certain nombre de documents. Mais attention ! le piège est d’utiliser trop de documents, et ainsi d’alourdir inutilement votre gestion documentaire.
Un expert mettra à votre disposition un jeu de documents déjà prêts à l’emploi. Ce jeu comprendra des formulaires, des procédures, et des modèles répondant parfaitement aux différentes exigences. Plus le système documentaire sera léger et compact, plus vous gagnerez du temps dans votre gestion administrative. Soyez vigilant à choisir un consultant disposant d’un système documentaire optimisé.
Immersion dans un accompagnement Qualiopi
La plus grande difficulté lorsqu’on se lance dans la démarche de préparation est de trouver le temps nécessaire. Certaines personnes pensent qu’il faut des mois pour se préparer efficacement. Mais c’est faux.
Tous nos clients ont déjà une activité. Et leurs semaines sont déjà bien remplies. Mais, en se dégageant une demi-journée par semaine, ils arrivent à être prêt et autonome pour pour l’audit, en moins de 6 semaines.
Pourquoi un délai aussi court?
Tout simplement parce qu’on a mâché le travail au maximum!
Il vous suffit de :
- visionner les vidéos d’explication des indicateurs
- télécharger les modèles de documents prêts à l’emploi, et les adapter si besoin
- prendre RDV avec l’expert pour les 2h de coaching individuel
- planifier l’audit blanc avec nous, pour valider que vous êtes conforme à 100%
- planifier l’audit réel, en toute sérénité (on vous donne les coordonnées des 3 organismes certificateurs ayant les meilleurs rapports qualité/prix)
Mais le mieux dans cet accompagnement, c’est la disponibilité de l’expert. Dès que vous avez une question, vous pouvez la poser directement sur le forum, ou lui envoyer un mail. Il répond toujours dans la journée. Et si c’est urgent, il est aussi disponible par mail.
En résumé, une préparation à Qualiopi, s’intègre sans problème dans un quotidien lorsqu’on a déjà une activité professionnelle. Il faut simplement réussir à se dégager quelques heures par semaine.
Kevin est passé par FG Formation, il vous donne son avis sur notre programme
La formation de François Gruel a quadruplé mon chiffre d’affaires. Avant de la suivre, je n’avais aucune expérience dans le domaine de la formation. Grâce à ses conseils, j’ai réussi à obtenir la certification Qualiopie. Ensuite, en devenant éligible au CPF grâce à sa formation, le nombre de mes élèves a été multiplié par 4. Le CPF est devenu indispensable car il facilite le financement des formations. Je recommande vivement de rendre vos formations éligibles au CPF pour transformer votre entreprise.
Nous avons formés 1000 organismes de formations, avec 100% de réussite
Une formation complète et détaillée avec un langage simple. Qualiopi n’est pas toujours évident à comprendre. Grâce au coaching, nous avons pu tout remettre dans l’ordre, avec des supports de formation construits de telle sorte que nous pouvions être totalement autonomes.
Certification : seul ou épaulé par un consultant qualiopi ?
Un accompagnement à la certification pour les organismes de formation
La légèreté administrative
Le système documentaire a été optimisé… compacté … réduit au strict nécessaire.
Un système de veille efficace
Des outils gratuits et faciles à utiliser. Le but est encore de vous faire gagner du temps
Une formation de qualité
Bien structurée et agréable à suivre : des explications claires, des cas concrets… et de l’humour
Un expert dédié
disponible et réactif pour répondre à toutes vos questions, en plus des 2h de coaching
Une durée de préparation courte
3 à 4 jours de préparation suffisent, pour tout comprendre et devenir autonome
Une garantie sur le résultat
La garantie “certifié ou remboursé” pour tous nos étudiants.
Le prix d’un accompagnement qualiopi chez FG formation
Les prix de nos accompagnements varient selon la formule choisie.
La formule Essentielle coûte 1390€HT, et la formule Performance : 2490€ HT. Pour les PME, ou structures nécessitant un accompagnement “illimité”, la formule Mentorat sera idéale (4700€ HT)
Ressources utiles pour en savoir davantage sur Qualiopi
FAQ : les questions les plus posées
Tout le monde! Aussi bien les organismes de formations, que les formateurs indépendants, bien sûr. Mais, les auto-entrepreneurs, ou les sociétés de services également.
Pour prétendre à la certification Qualiopi, il suffit d’avoir:
- un numéro de SIRET
- un numéro de déclaration d’activité
Néanmoins, il faut vous assurer que les formations que vous proposez rentrent dans le champ de la formation professionnelle. C’est-à-dire qu’elles doivent avoir pour objectif d’aider l’apprenant à monter en compétences professionnelles en lien avec son travail, et à maintenir son employabilité.
Si vous avez déjà un numéro SIRET et un numéro NDA, il va falloir commencer par la phase la plus importante : la préparation.
En effet, le jour de l’audit, l’auditeur attendra de vous que lui prouviez la conformité de votre système pour chaque indicateur du référentiel. Cela nécessite de préparer les preuves de conformité en amont.
Une fois que vous êtes prêts, il suffit de contacter un organisme certificateur pour lui passer commande d’un audit de certification. Il vous enverra un auditeur, qui passera en revue tous les indicateurs.
Si tout est ok, l’auditeur validera la conformité et vous recevrez votre certificat de conformité une dizaine de jours après.
Vous apparaitrez alors sur la liste publique des organismes de formation et vous deviendrez visibles pour tous les financeurs.
Ils ont été accompagnés par FG Formation
Léo Crétois12/06/2023Qualiopi sans aucune non conformité du premier coup... Le prof n'y est pas pour rien ! Merci François !ERIC BOURGERIE08/06/2023J'ai suivi la Formation NDA/QUALIOPI chez FG Formation (FG Consult), absolument remarquable. En outre, cette formation m'a permis d'apporter un nouveau savoir-faire dans la synthèse de mon offre de formation, notamment dans son approche holistique et sur mes contenus de formation. Je me demande s'il est possible de trouver mieux ? Cette formation va bien au delà des objectifs pédagogiques que FG Formation Propose. Et là, c'est toute la différence entre une bonne formation et une formation d'excellence, c'est-à-dire une formation qui développe plus que vos compétences et qui vous donne confiance en vous, en votre projet. J'ai également suivi la Formation BPF (Bilan Pédagogique et Financier). Elle m'a aidée à passer sans difficulté cette étape imposée par la Dreets, mais à l'instar de QUALIOPI, elle va au-delà du processus administratif. Elle permet d'anticiper les évolutions possibles de votre activité de formation. J'exprime à FG Formation, ma plus vive et plus sincère gratitude.Nadia nouari06/06/2023FG Formation offre une large gamme de formations dans divers domaines. Leurs formateurs expérimentés dispensent des formations de haute qualité. Leur approche flexible comprend des options en présentiel, en ligne et en blended-learning. Une société de formation recommandée.Anthony Paspa19/05/2023Une expertise évidente, le contenu de la formation était très structuré, progressif, clair et détaillé. Extrêmement agréable à suivre, et surtout efficace.sandrine godon13/05/2023Formation toujours de qualité , rigoureuse, précise et répondant aux attendus de l'intituléNicola AICARD11/05/2023Merci Malorie sans oublier Mme Acarie et Mr Gruel du travail que vous avez fourni afin que je puisse enfin obtenir mon numéro de déclaration d'activité. Je vous recommande vivement !!!Alexandre LAFARGE04/05/2023Grande efficacité et disponibilité des responsables de cet organismes. Très humains je vous les recommande chaudementPatrick Mauraizin04/05/2023Très compétant. A fait appel à leur service plusieurs foisMarie Cormont02/05/2023So Spitch02/05/2023Formation précise et de qualité
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Nous sommes là pour vous !
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organisme de formation, l’obtention de vos certifications ou vos possibilités de financement ?
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