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Qualiopi c'est quoi ?

À ce stade, Qualiopi est sans doute une certification qui vous paraît quelque peu obscure. Vous vous demandez certainement si vous êtes concernés et, si oui, qu’est-ce que ce label de qualité pourrait vous apporter ?

Bien que ce système de certification puisse sembler complexe, il ne présente que des avantages pour votre organisme de formation.

Qualiopi c'est quoi

Table des matières

Comprendre Qualiopi en 2 min chrono

Qualiopi, c’est la marque de certification qualité des prestataires d’action de formation, déposée à l’INPI par le Ministère du travail.

L’OF souhaitant être certifié fait appel à un organisme certificateur accrédité qui mandate un auditeur qualifié pour auditer le système sur chacun des critères concernés. L’audit à une durée variable selon le chiffre d’affaire de l’organisme, le nombre de sites concerné, et la détention d’une certification qualité du répertoire CNEFOP (qui réduit la durée de l’audit la 1e année).

La certification est valide 3 ans. Elle commence par un audit initial, puis un audit de surveillance, environs 18 mois après. Au bout de 3 ans, un nouveau cycle recommence.

le Référentiel National Qualité décrit les 32 indicateurs regroupés en 7 critères. L’OF souhaitant être certifié devra se préparer et s’assurer d’être conforme sur tous les indicateurs concernant son activité.”

En gros, Qualiopi premet à un organisme ou un indépendant de prétendre aux financements de la formation professionelle.

C’est à dire qu’un organisme ou indépendant certifié Qualiopi peut faire profiter à ses clients de tous les financements disponibles : le CPF, les OPCO, les FAFs, Pole Emploi, FNE…

Vous savez que le marché de la formation en France représente 33 Milliards €.

Et connaissez vous le montant des financements publics et mutualisés? Environs 10 Milliards €.

Donc, les organismes certifiés Qualiopi peuvent faire profiter de ces budgets à leurs clients.

Si on prend un autre point de vue: une personne qui cherche à suivre une formation en utilisant son CPF (ou autre financement), ne pourra aller que chez un organisme certifié QUALIOPI.

Si je dois répondre à la question “Qualiopi, c’est quoi?” : je dirai simplement que c’est une certification qui permet à un prestataire de formation de rendre ses formations finançables pour ses clients.

Le référentiel Qualiopi

Comme pour toute certification, la certification Qualiopi comprend un référentiel : le Référentiel National Qualité. Ou le “RNQ” pour les intimes!

Ce référentiel liste les 32 indicateurs applicables sur lesquels vous devrez prouver votre conformité si vous souhaitez obtenir la certification Qualiopi.

Un référentiel, c’est quoi exactement ?

Selon le dictionnaire, c’est une liste d’éléments formant un système de référence.

Selon mes termes, ce référentiel est la bible de l’organisme de formation qui veut se certifier. (Et c’est aussi la bible de l’auditeur).

C’est dans ce document, d’une quarantaine de pages, que l’on va trouver toutes les exigences applicables pour une entreprise qui veut être certifiée.

En gros : c’est la loi! Ce sont les règles du jeu. Et la délivrance de votre certification dépendra de votre aptitude à respecter les règles. Et c’est aussi ce qui sera vérifié le jour de l’audit.

Où peut-on trouver le référentiel Qualiopi?

Le référentiel Qualiopi est accessible sur le site du Ministère du Travail, du plein emploi et de l’insertion. 

Il est très souvent accessible aussi depuis les sites spécialisés ou depuis les sites internet des organismes certificateurs.

Des critères de qualité

Concrètement, dans le référentiel Qualiopi, on va trouver plusieurs choses:

🔸 La 1e chose qu’on va trouver évidemment, ce sont les exigences, ou les indicateurs. Une exigence c’est simplement une règle à respecter.

Par exemple, si je prends l’indicateur 2 du référentiel, voici ce que je vais trouver: “Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en oeuvre et des publics accueillis.”

En tant que futur certifié, vous devrez respecter la règle n°2. Et montrer les éléments nécessaires à prouver que vous la respecter.

Le référentiel Qualiopi contient 32 indicateurs répartis en 7 critères.

🔸On va également trouver un “niveau attendu”.

Le niveau attendu sert à donner des éléments complémentaires à l’exigence.

🔸On va trouver les “éléments de preuve”.

Ce sont souvent des exemples et explications sur le preuves qui peuvent être attendues pour valider la conformité de l’exigence. 

Attention : il ne faut pas produire toutes les preuves indiquées et certaines preuves peuvent être insuffisante. Tout dépend du contexte et de l’environnement.

🔸On va aussi trouver les “non-conformités”

C’est une indication sur le type de non conformité encourue si l’indicateur n’est pas respecté. La non-conformité peut être mineure ou majeure et ainsi avoir un impact différent sur les résultats d’audit.

🔸On peut trouver un “glossaire”

Tout simplement, ce sont les définitions ou clarifications des termes employés.

🔸Enfin, on va aussi trouver des spécificités pour les types d’actions de formations, cités plus haut. 

Par exemple pour l’indicateur 2, on trouve ceci:

 

Cette indication concerne les bilans de compétence et donne des exemples de preuves à apporter.

En résumé, le référentiel Qualiopi, c’est quoi? C’est la liste des règles qui doivent être appliquées par un prestataire de formation pour obtenir la certification.

Les 7 critères de qualité du référenciel

Le référentiel Qualiopi a été découpé par thématiques. Ce sont les 7 critères Qualiopi. Ils regroupent les 32 indicateurs.

Ils sont consultables en annexe du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences.

Critère 1 Qualiopi : 

(indicateurs 1 à 3)

“Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.”

Ce 1er critère impose au prestataire une certaine transparence sur la communication de son offre et de ses éléments. L’idée est d’avoir une offre claire, sans ambiguïté, qui respecte un certain format. Mais aussi de communiquer sur les résultats des prestations.

Critère 2 Qualiopi : 

(indicateurs 4 à 8)

“L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.”

Il est ici demandé d’avoir une formation structurée, organisée, avec un déroulé pédagogique, et aussi de s’assurer qu’elle est adaptée au profil du stagiaire. 

Critère 3 Qualiopi: 

(indicateurs 9 à 16)

“L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.”

Le Critère 3 concerne la partie opérationnelle de la formation. On demande au prestataire d’informer le stagiaire en amont, de l’encourager à aller jusqu’au bout, en pratiquant un suivi adapté et d’évaluer les acquis en fin de prestation.

Critère 4 Qualiopi:

(indicateurs 17 à 20)

“L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.”

Il est ici vérifié que l’organisme de formation dispose bien de formateurs qualifiés, de moyens et de ressources pédagogiques adaptés.

Critère 5 Qualiopi

(indicateurs 21 à 22

“La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.”

L’organisme doit s’assurer du niveau de ses formateurs, et de son personnel en lien avec l’activité de formation. Pour cela, il doit évaluer les formateurs et s’assurer que des formations soient suivies en cas de lacunes.

Critère 6 Qualiopi

(indicateurs 23 à 29)

“L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.”

L’organisme doit se tenir informé des évolutions légales, des évolutions technologiques et pédagogiques ainsi que des besoins en compétences dans son secteur d’activité. Tout cette veille est réalisée dans le but de mettre ses formations à jour régulièrement. 

Le thème du handicap et de la sous-traitance sont également abordés ici.

Critère 7 Qualiopi

(indicateurs 30 à 32)

“Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.”

Il s’agit ici de prouver que l’organisme met en place une démarche d’amélioration continue. L’idée est de se baser sur les retours clients, stagiaires, formateurs et financeurs afin d’identifier des axes d’amélioration de la qualité des prestations.

En résumé, les 7 critères Qualiopi, c’est quoi?

Ce sont les différentes thématiques du référentiel, regroupant plusieurs exigences.

Les 32 indicateurs du référenciel

Comme vu précédemment, il existe 7 critères qualiopi. Ils sont eux-mêmes divisés en 32 indicateurs. Un indicateur est une mesure quantitative ou qualitative utilisée pour évaluer la performance


Parmi ces 32 indicateurs du référentiel Qualiopi, on trouve des indicateurs communs aux 4 catégories (1-2-4-5-6-9-10-11-12-17-18-19-21-22-23-24-25-26-27-30-31-32) et des indicateurs spécifiques.

Par exemple, l’indicateur 1 est commun à toutes les catégories d’action. Que vous fassiez des bilans de compétences, ou des actions de formations, vous devez prouver votre conformité à l’indicateur 1.

Autre exemple, l’indicateur 14 ne concerne que les CFA. Si vous réalisez des actions de formations, vous n’aurez pas à répondre à cet indicateur.

Voici en résumé, le nombre d’indicateurs par catégorie.

🔸Actions de formation : 23 à 28 indicateurs, si préparation à une certification professionnelle,  et/ou usage de l’AFEST

🔸Bilans de compétences : 22 indicateurs

🔸Actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience : 24 indicateurs

🔸Actions de formation par apprentissage : 32 indicateurs

Quels sont les indicateurs Qualiopi qui me concernent?

Les indicateurs liés aux périodes en situation de travail :

Il s’agit tout simplement de périodes d’alternance, avec des stages en milieu professionnel. Lorsque vos formations alternent la période de formation et la période en situation de travail, vous devez prouver votre conformité sur l’indicateur 28.

Les indicateurs liés aux formations certifiantes:

Tout d’abord : qu’est ce qu’une formation certifiante?

C’est une formation sanctionnée par soit : 

🔸une certification professionnelle enregistrée au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP), 

🔸l’acquisition d’un bloc de compétences, 

🔸une certification enregistrée au répertoire spécifique 

Les indicateurs liés aux formations certifiantes concernent les organismes qui préparent leurs stagiaires à passer une certification professionnelle à la fin de la formation. Qu’ils soient habilités par un certificateur ou eux même propriétaire de la certification.

Seules les certifications du RNCP (Répertoire National des Certifications Professionelles) sont concernées par ces indicateurs.

Et les indicateurs applicables aux formations certifiantes sont les indicateurs 3 – 7 – 16.

Si vous préparez vos élèves à une certification du RS (Répertoire Spécifique), alors vous n’êtes pas concerné par ces indicateurs.

Est-ce que Qualiopi est obligatoire?

Non. 

Qualiopi n’est pas obligatoire. Vous pouvez réaliser vos actions de formation sans être certifié Qualiopi. Mais vous ne pourrez pas utiliser les financements de la formation professionnelle, pour vos clients.

Qualiopi n’est pas obligatoire, mais sans parler d’obligation, c’est avant tout une démarche qualité. Et l’objectif de ce type de démarche, c’est d’améliorer la qualité des services et prestations d’une entreprise.

Et même si Qualiopi peut sembler compliqué au 1er abord, il y a de nombreuses exigences qui vous permettront d’améliorer le niveau de satisfaction de vos stagiaires.

Car cela fait partie des objectifs, n’est ce pas? Un client satisfait parle de vous en bien. Un client très satisfait vous recommande et vous envoie des clients.

Et il y a du bon sens derrière les exigences. Je vous l’assure.

Quel est l’intérêt de Qualiopi

L’intérêt de Qualiopi est globalement de passer votre activité de formation à un niveau supérieur. Et cela sera reconnu par vos clients. Mais il y a de nombreux autres intérêts à passer la certification. Les voici:

  • La certification Qualiopi garantit aux clients la qualité et l’efficacité des formations proposées par l’organisme certifié.

  • Elle offre une reconnaissance officielle de la qualité des prestations et permet aux clients de faire un choix éclairé en matière de formation.

  • La certification Qualiopi permet aux organismes de formation de se différencier de leurs concurrents en affichant leur engagement en faveur de la qualité et de la satisfaction client.

  • Elle favorise la confiance des clients dans les organismes de formation et renforce leur image de marque.

  • La certification Qualiopi est un levier pour l’amélioration continue des formations et des services, en incitant les organismes à mettre en place des processus qualité et à s’engager dans une démarche d’amélioration continue.

  • Elle favorise la professionnalisation des organismes de formation et encourage l’adoption de bonnes pratiques en matière de formation professionnelle.

  • Elle est également un prérequis pour la délivrance de certaines certifications professionnelles.

  • Enfin, la certification Qualiopi est un gage de transparence et de traçabilité pour les organismes de formation, qui sont tenus de fournir des informations précises et détaillées sur leur offre de formation et leur politique qualité.

 

Si on reprend notre grande question, avec ce nouvel éclairage : Qualiopi, c’est quoi?

Qualiopi, c’est l’ouverture d’un nouveau marché : le marché des formations finançables : CPF, OPCO, FAF, Pole Emploi, financements région…

La marché des financements de la formation professionnelle est estimé à 10 Milliards d’euros en France. 

Comment obtenir Qualiopi?

Il existe plusieurs façons de se préparer pour obtenir la certification Qualiopi. Certaines sont plus simples que d’autres. Certaines sont moins chères. Certaines sont plus rapides. Et d’autres encore sont finançables.

En fonction de vos attentes, il est important de choisir la bonne méthode. celle qui vous convient.

Pour cela, je vous invite à découvrir notre accompagnement Qualiopi qui vous permettra de ne pas être seul face à votre future certification.

Qualiopi et les financements


Une masterclass de 60 minutes pour tout comprendre et vérifier les aides que vous pourrez proposer à vos clients ! 

Comment se déroule la certification Qualiopi ?

Le processus se déroule en plusieurs étapes.

La première concerne la préparation. Elle pour but de vous rendre éligible à la certification lors de l’audit initial. 

La préparation avant la certification est souvent un passage obligé pour ne manquer son objectif le jour J. Pour cela, le choix de l’organisme accompagnateur peut se faire parmi les êtres accrédité par le COFRAC.


S’en suivent les étapes classiques qui varient en fonction des résultats obtenu après l’audit initial. 

  1.  Choix de l’organisme certificateur
  2.  Demande de certification
  3.  Audit initial
  4.  Analyse des résultats
  5.  Plan d’actions correctives (si nécessaire)
  6.  Audit de suivi (si nécessaire)
  7.  Délivrance de la certification
  8.  Surveillance et renouvellement

Les questions qui vous intéressent.

La certification n’est pas gratuite. L’organisme certificateur mandaté par l’État facture l’intervention, avec un prix qui varie en fonction de l’auditeur et du temps passé. Il faut compter entre 1 000 et 5 000 euros.

Sérieux, fiabilité, qualité. Bien que la certification ne soit pas obligatoire, elle devient essentielle dans certaines thématiques où la grande majorité des organismes de formation sont labellisés. Ne pas l’être vous place en situation de désavantage.

Ce sont des organismes certificateurs indépendants qui délivrent le label Qualiopi, valable pour trois ans.

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