Auteur
Gérant de FG Formation
Qualiopi, c’est quoi?
- Publication le 26/04/2023
- Mise à jour le 05/11/2023
- Temps de lecture 20 minutes
Vous avez entendu parler de Qualiopi, et vous voulez en savoir plus? Vous êtes au bon endroit.
Je suis François GRUEL, gérant de FG FORMATION et auditeur de certification QUALIOPI. Je vais vous expliquer tout ce qu’il faut savoir sur Qualiopi, pour bien comprendre ce que c’est, à quoi ça sert et comment l’obtenir sans construire des usines à gaz.
Qualiopi c’est quoi?
Selon les textes de lois:
“Qualiopi, c’est la marque de certification qualité des prestataires d’action de formation, déposée à l’INPI par le Ministère du travail.
L’OF souhaitant être certifié fait appel à un organisme certificateur accrédité qui mandate un auditeur qualifié pour auditer le système sur chacun des critères concernés. L’audit à une durée variable selon le chiffre d’affaire de l’organisme, le nombre de sites concerné, et la détention d’une certification qualité du répertoire CNEFOP (qui réduit la durée de l’audit la 1e année).
La certification est valide 3 ans. Elle commence par un audit initial, puis un audit de surveillance, environs 18 mois après. Au bout de 3 ans, un nouveau cycle recommence.
le Référentiel National Qualité décrit les 32 indicateurs regroupés en 7 critères. L’OF souhaitant être certifié devra se préparer et s’assurer d’être conforme sur tous les indicateurs concernant son activité.”
En gros, Qualiopi premet à un organisme ou un indépendant de prétendre aux financements de la formation professionelle.
C’est à dire qu’un organisme ou indépendant certifié Qualiopi peut faire profiter à ses clients de tous les financements disponibles : le CPF, les OPCO, les FAFs, Pole Emploi, FNE…
Vous savez que le marché de la formation en France représente 33 Milliards €.
Et connaissez vous le montant des financements publics et mutualisés? Environs 10 Milliards €.
Donc, les organismes certifiés Qualiopi peuvent faire profiter de ces budgets à leurs clients.
Si on prend un autre point de vue: une personne qui cherche à suivre une formation en utilisant son CPF (ou autre financement), ne pourra aller que chez un organisme certifié QUALIOPI.
Si je dois répondre à la question “Qualiopi, c’est quoi?” : je dirai simplement que c’est une certification qui permet à un prestataire de formation de rendre ses formations finançables pour ses clients.
Pour bien comprendre comment fonctionnent les financements de la formation professionnelle, je vous invite à suivre notre masterclasse gratuite ici.
Le référentiel Qualiopi, c’est quoi?
Comme pour toute certification, la certification Qualiopi comprend un référentiel : le Référentiel National Qualité. Ou le “RNQ” pour les intimes!
Associé à ce référentiel, on trouve également le “guide de lecture du référentiel Qualiopi”.
Ce référentiel liste les 32 indicateurs applicables sur lesquels vous devrez prouver votre conformité si vous souhaitez obtenir la certification Qualiopi.
OK. Mais un référentiel, c’est quoi?
Selon le dictionnaire, c’est une liste d’éléments formant un système de référence.
Selon mes termes, ce référentiel est la bible de l’organisme de formation qui veut se certifier. (Et c’est aussi la bible de l’auditeur).
C’est dans ce document, d’une quarantaine de pages, que l’on va trouver toutes les exigences applicables pour une entreprise qui veut être certifiée.
En gros : c’est la loi! Ce sont les règles du jeu. Et la délivrance de votre certification dépendra de votre aptitude à respecter les règles. Et c’est aussi ce qui sera vérifié le jour de l’audit.
Où peut-on trouver le référentiel Qualiopi?
Le référentiel Qualiopi est accessible sur le site du Ministère du Travail, du plein emploi et de l’insertion. L
Il est très souvent accessible aussi depuis les sites spécialisés ou depuis les sites internet des organismes certificateurs.
Concrètement, le référentiel Qualiopi, c’est quoi?
Concrètement, dans le référentiel Qualiopi, on va trouver plusieurs choses:
🔸 La 1e chose qu’on va trouver évidemment, ce sont les exigences, ou les indicateurs. Une exigence c’est simplement une règle à respecter.
Par exemple, si je prends l’indicateur 2 du référentiel, voici ce que je vais trouver: “Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en oeuvre et des publics accueillis.”
En tant que futur certifié, vous devrez respecter la règle n°2. Et montrer les éléments nécessaires à prouver que vous la respecter.
Le référentiel Qualiopi contient 32 indicateurs répartis en 7 critères.
🔸On va également trouver un “niveau attendu”.
Le niveau attendu sert à donner des éléments complémentaires à l’exigence.
🔸On va trouver les “éléments de preuve”.
Ce sont souvent des exemples et explications sur le preuves qui peuvent être attendues pour valider la conformité de l’exigence.
Attention : il ne faut pas produire toutes les preuves indiquées et certaines preuves peuvent être insuffisante. Tout dépend du contexte et de l’environnement.
🔸On va aussi trouver les “non-conformités”
C’est une indication sur le type de non conformité encourue si l’indicateur n’est pas respecté. La non-conformité peut être mineure ou majeure et ainsi avoir un impact différent sur les résultats d’audit.
🔸On peut trouver un “glossaire”
Tout simplement, ce sont les définitions ou clarifications des termes employés.
🔸Enfin, on va aussi trouver des spécificités pour les types d’actions de formations, cités plus haut.
Par exemple pour l’indicateur 2, on trouve ceci:
Cette indication concerne les bilans de compétence et donne des exemples de preuves à apporter.
En résumé, le référentiel Qualiopi, c’est quoi? C’est la liste des règles qui doivent être appliquées par un prestataire de formation pour obtenir la certification.
Les 7 critères Qualiopi, c’est quoi?
Le référentiel Qualiopi a été découpé par thématiques. Ce sont les 7 critères Qualiopi. Ils regroupent les 32 indicateurs.
Ils sont consultables en annexe du Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences.
Critère 1 Qualiopi :
(indicateurs 1 à 3)
“Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.”
Ce 1er critère impose au prestataire une certaine transparence sur la communication de son offre et de ses éléments. L’idée est d’avoir une offre claire, sans ambiguïté, qui respecte un certain format. Mais aussi de communiquer sur les résultats des prestations.
Critère 2 Qualiopi :
(indicateurs 4 à 8)
“L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations.”
Il est ici demandé d’avoir une formation structurée, organisée, avec un déroulé pédagogique, et aussi de s’assurer qu’elle est adaptée au profil du stagiaire.
Critère 3 Qualiopi:
(indicateurs 9 à 16)
“L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.”
Le Critère 3 concerne la partie opérationnelle de la formation. On demande au prestataire d’informer le stagiaire en amont, de l’encourager à aller jusqu’au bout, en pratiquant un suivi adapté et d’évaluer les acquis en fin de prestation.
Critère 4 Qualiopi:
(indicateurs 17 à 20)
“L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.”
Il est ici vérifié que l’organisme de formation dispose bien de formateurs qualifiés, de moyens et de ressources pédagogiques adaptés.
Critère 5 Qualiopi
(indicateurs 21 à 22
“La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.”
L’organisme doit s’assurer du niveau de ses formateurs, et de son personnel en lien avec l’activité de formation. Pour cela, il doit évaluer les formateurs et s’assurer que des formations soient suivies en cas de lacunes.
Critère 6 Qualiopi
(indicateurs 23 à 29)
“L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.”
L’organisme doit se tenir informé des évolutions légales, des évolutions technologiques et pédagogiques ainsi que des besoins en compétences dans son secteur d’activité. Tout cette veille est réalisée dans le but de mettre ses formations à jour régulièrement.
Le thème du handicap et de la sous-traitance sont également abordés ici.
Critère 7 Qualiopi
(indicateurs 30 à 32)
“Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.”
Il s’agit ici de prouver que l’organisme met en place une démarche d’amélioration continue. L’idée est de se baser sur les retours clients, stagiaires, formateurs et financeurs afin d’identifier des axes d’amélioration de la qualité des prestations.
En résumé, les 7 critères Qualiopi, c’est quoi?
Ce sont les différentes thématiques du référentiel, regroupant plusieurs exigences.
Qui peut être certifié Qualiopi?
Tous les organismes et établissements qui réalisent des actions de développement des compétences financées sur fonds publics ou mutualisés sont concernés par la certification Qualiopi.
Il y a 4 types d’actions qui sont concernées par le référentiel Qualiopi:
- les actions de formations
- les bilans de compétences
- les VAE (Validation des Acquis de l’Expérience)
- les actions de formations par apprentissage
Si vous voulez accéder aux financements et que vous réalisez un de ces types d’actions, alors vous êtes éligible à la certification Qualiopi. Il faudra bien préciser à votre organisme certificateur, lors de la demande de certification la ou les catégories qui vous concernent.
En effet, vous pouvez tout à fait être certifié sur plusieurs catégories à la fois.
Les actions de formations
Les actions de formation mentionnées au 1° de l’article L. 6313-1 ont pour objet :
1. De permettre à toute personne sans qualification professionnelle ou sans contrat de travail d’accéder dans les meilleures conditions à un emploi
2. De favoriser l’adaptation des travailleurs à leur poste de travail, à l’évolution des emplois ainsi que leur maintien dans l’emploi et de participer au développement de leurs compétences en lien ou non avec leur poste de travail. Elles peuvent permettre à des travailleurs d’acquérir une qualification plus élevée
3. De réduire, pour les travailleurs dont l’emploi est menacé, les risques résultant d’une qualification inadaptée à l’évolution des techniques et des structures des entreprises, en les préparant à une mutation d’activité soit dans le cadre, soit en dehors de leur entreprise. Elles peuvent permettre à des salariés dont le contrat de travail est rompu d’accéder à des emplois exigeant une qualification différente, ou à des non-salariés d’accéder à de nouvelles activités professionnelles
4. De favoriser la mobilité professionnelle.
Source : Article L6313-3 du code du travail
Les bilans de compétences
Les bilans de compétences mentionnés au 2° de l’article L. 6313-1 ont pour objet de permettre à des travailleurs d’analyser leurs compétences professionnelles et personnelles ainsi que leurs aptitudes et leurs motivations afin de définir un projet professionnel et, le cas échéant, un projet de formation.
Ce bilan ne peut être réalisé qu’avec le consentement du travailleur. Le refus d’un salarié d’y consentir ne constitue ni une faute ni un motif de licenciement.
Les informations demandées au bénéficiaire du bilan doivent présenter un lien direct et nécessaire avec son objet. Le bénéficiaire est tenu d’y répondre de bonne foi. Il est destinataire des résultats détaillés et d’un document de synthèse. Ce document de synthèse peut être communiqué, à sa demande, à l’opérateur du conseil en évolution professionnelle mentionné à l’article L. 6111-6. Les résultats détaillés et le document de synthèse ne peuvent être communiqués à toute autre personne ou institution qu’avec l’accord du bénéficiaire.
Les personnes chargées de réaliser et de détenir les bilans sont soumises aux dispositions des articles 226-13 et 226-14 du code pénal en ce qui concerne les informations qu’elles détiennent à ce titre.
La durée du bilan de compétences ne peut excéder vingt-quatre heures par bilan.
source : Article L6313-4 du code du travail
Les VAE (Validation des Acquis de l’Expérience)
Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience mentionnées au 3° de l’article L. 6313-1 ont pour objet l’acquisition d’une certification professionnelle enregistrée au répertoire national des certifications professionnelles mentionné à l’article L. 6113-1.
Source : Article L6313-5 du code du travail
Les actions de formations par apprentissages
Les actions de formation par apprentissage mentionnées au 4° de l’article L. 6313-1 ont pour objet :
1. De permettre aux travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage d’obtenir une qualification professionnelle sanctionnée par un diplôme ou un titre à finalité professionnelle enregistré au répertoire national des certifications professionnelles mentionné à l’article L. 6113-1 ;
2. De dispenser aux travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ainsi qu’aux apprentis originaires de l’Union européenne en mobilité en France une formation générale associée à une formation technologique et pratique, qui complète la formation reçue en entreprise et s’articule avec elle ;
3. De contribuer au développement des connaissances, des compétences et de la culture nécessaires à l’exercice de la citoyenneté ;
4. De contribuer au développement de l’aptitude des apprentis à poursuivre des études par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie.
La préparation à l’apprentissage vise à accompagner les personnes souhaitant s’orienter ou se réorienter par la voie de l’apprentissage, par toute action qui permet de développer leurs connaissances et leurs compétences et de faciliter leur intégration dans l’emploi, en cohérence avec leur projet professionnel.
Ces actions sont accessibles en amont d’un contrat d’apprentissage. Elles sont organisées par les centres de formation d’apprentis ainsi que par des organismes et établissements déterminés par arrêté conjoint des ministres chargés de la formation professionnelle, de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de l’enseignement agricole.
Les bénéficiaires des actions de préparation à l’apprentissage sont obligatoirement affiliés à un régime de sécurité sociale tel que défini à l’article L. 6342-1. Par ailleurs, ils peuvent bénéficier d’une rémunération en application de l’article L. 6341-1. Les actions de préparation à l’apprentissage peuvent être financées par l’Etat dans le cadre d’un programme national destiné à répondre à un besoin additionnel de qualification au profit de jeunes sortis du système scolaire sans qualification et des personnes à la recherche d’emploi disposant d’un niveau de qualification inférieur ou égal au baccalauréat.
Source : Article L6313-6 du code du travail
Quels sont les indicateurs Qualiopi qui me concernent?
Parmi les 32 indicateurs du référentiel Qualiopi, on trouve des indicateurs communs aux 4 catégories (1-2-4-5-6-9-10-11-12-17-18-19-21-22-23-24-25-26-27-30-31-32) et des indicateurs spécifiques.
Par exemple, l’indicateur 1 est commun à toutes les catégories d’action. Que vous fassiez des bilans de compétences, ou des actions de formations, vous devez prouver votre conformité à l’indicateur 1.
Autre exemple, l’indicateur 14 ne concerne que les CFA. Si vous réalisez des actions de formations, vous n’aurez pas à répondre à cet indicateur.
Voici en résumé, le nombre d’indicateurs par catégorie.
🔸Actions de formation : 23 à 28 indicateurs, si préparation à une certification professionnelle, et/ou usage de l’AFEST
🔸Bilans de compétences : 22 indicateurs
🔸Actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience : 24 indicateurs
🔸Actions de formation par apprentissage : 32 indicateurs
Les indicateurs liés aux périodes en situation de travail :
il s’agit tout simplement de périodes d’alternance, avec des stages en milieu professionnel. Lorsque vos formations alternent la période de formation et la période en situation de travail, vous devez prouver votre conformité sur l’indicateur 28.
Les indicateurs liés aux formations certifiantes:
Tout d’abord : qu’est ce qu’une formation certifiante?
C’est une formation sanctionnée par soit :
🔸une certification professionnelle enregistrée au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP),
🔸l’acquisition d’un bloc de compétences,
🔸une certification enregistrée au répertoire spécifique
Les indicateurs liés aux formations certifiantes concernent les organismes qui préparent leurs stagiaires à passer une certification professionnelle à la fin de la formation. Qu’ils soient habilités par un certificateur ou eux même propriétaire de la certification.
Seules les certifications du RNCP (Répertoire National des Certifications Professionelles) sont concernées par ces indicateurs.
Et les indicateurs applicables aux formations certifiantes sont les indicateurs 3 – 7 – 16.
Si vous préparez vos élèves à une certification du RS (Répertoire Spécifique), alors vous n’êtes pas concerné par ces indicateurs.
Est ce que Qualiopi est obligatoire?
Non.
Qualiopi n’est pas obligatoire. Vous pouvez réaliser vos actions de formation sans être certifié Qualiopi. Mais vous ne pourrez pas utiliser les financements de la formation professionnelle, pour vos clients.
Qualiopi n’est pas obligatoire, mais sans parler d’obligation, c’est avant tout une démarche qualité. Et l’objectif de ce type de démarche, c’est d’améliorer la qualité des services et prestations d’une entreprise.
Et même si Qualiopi peut sembler compliqué au 1er abord, il y a de nombreuses exigences qui vous permettront d’améliorer le niveau de satisfaction de vos stagiaires.
Car cela fait partie des objectifs, n’est ce pas? Un client satisfait parle de vous en bien. Un client très satisfait vous recommande et vous envoie des clients.
Et il y a du bon sens derrière les exigences. Je vous l’assure.
Quel est l’intérêt de Qualiopi
L’intérêt de Qualiopi est globalement de passer votre activité de formation à un niveau supérieur. Et cela sera reconnu par vos clients. Mais il y a de nombreux autres intérêts à passer la certification. Les voici:
- La certification Qualiopi garantit aux clients la qualité et l’efficacité des formations proposées par l’organisme certifié.
- Elle offre une reconnaissance officielle de la qualité des prestations et permet aux clients de faire un choix éclairé en matière de formation.
- La certification Qualiopi permet aux organismes de formation de se différencier de leurs concurrents en affichant leur engagement en faveur de la qualité et de la satisfaction client.
- Elle favorise la confiance des clients dans les organismes de formation et renforce leur image de marque.
- La certification Qualiopi est un levier pour l’amélioration continue des formations et des services, en incitant les organismes à mettre en place des processus qualité et à s’engager dans une démarche d’amélioration continue.
- Elle favorise la professionnalisation des organismes de formation et encourage l’adoption de bonnes pratiques en matière de formation professionnelle.
- Elle est également un prérequis pour la délivrance de certaines certifications professionnelles.
- Enfin, la certification Qualiopi est un gage de transparence et de traçabilité pour les organismes de formation, qui sont tenus de fournir des informations précises et détaillées sur leur offre de formation et leur politique qualité.
Si on reprend notre grande question, avec ce nouvel éclairage : Qualiopi, c’est quoi?
Qualiopi, c’est l’ouverture d’un nouveau marché : le marché des formations finançables : CPF, OPCO, FAF, Pole Emploi, financements région…
La marché des financements de la formation professionnelle est estimé à 10 Milliards d’euros en France.
Pour découvrir comment fonctionnent ces financements, je vous invite à suivre notre masterclasse gratuite ici.
Comment obtenir Qualiopi?
Il existe plusieurs façons de se préparer pour obtenir la certification Qualiopi. Certaines sont plus simples que d’autres. Certaines sont moins chères. Certaines sont plus rapides. Et d’autres encore sont finançables.
En fonction de vos attentes, il est important de choisir la bonne méthode. celle qui vous convient.
Pour cela, je vous invite à découvrir notre guide sur les 6 méthodes de préparation qui vous permettront d’obtenir Qualiopi.
Comment se déroule la certification Qualiopi?
Le processus de certification Qualiopi se compose de plusieurs étapes.
Tout d’abord, l’organisme de formation doit choisir un organisme certificateur accrédité pour délivrer la certification.
Ensuite, il doit fournir des informations détaillées sur son offre de formation et sa politique qualité, ainsi que sur ses processus et ses résultats. Cette étape est essentielle pour permettre à l’organisme certificateur d’évaluer la conformité de l’organisme de formation aux exigences de la norme Qualiopi.
L’organisme certificateur envoie un auditeur sur site pour vérifier la conformité de ses processus et de ses pratiques aux exigences de la norme Qualiopi. C’est ce qu’on appelle l’audit.
Cette évaluation peut prendre 1 journée, pour les CA<150 k€ et peut aller jusqu’à plusieurs jours pour les plus gros organismes. Elle inclut notamment des entretiens avec les différents acteurs de l’organisme de formation (direction, formateurs, etc.), ainsi qu’une revue documentaire approfondie.
Enfin, si l’organisme de formation remplit toutes les conditions requises, l’organisme certificateur délivre la certification Qualiopi. Celle-ci est valable pour une durée de trois ans, et doit être renouvelée après cette période pour continuer à bénéficier de la certification.
Nous avons rédigé un article complet sur le sujet, qui vous permettra de bien comprendre le déroulement de l’audit, l’attitude à adopter envers l’auditeur, les risques en cas de non-conformités…
Cliquez ici pour découvrir le déroulement précis de l’audit Qualiopi.
