Tout savoir sur l'audit de surveillance Qualiopi
Découvrez comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi et tous nos conseils pour bien vous préparer. Si vous êtes un organisme de formation, un formateur indépendant ou une auto-école, la certification Qualiopi vous donne accès aux fonds publics et mutualisés pour vos apprenants. Une fois votre certification obtenue, il est indispensable de maintenir l’application des exigences de qualité au sein de votre établissement afin de conserver votre Qualiopi. Depuis la loi « Avenir » de 2018, le référentiel Qualiopi prévoit un suivi obligatoire pour réaliser un audit de surveillance à la suite de l’audit initial.
Qu’est-ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?
Cet audit s’effectue entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de votre certification. Il permet en cours de cycle de contrôler le bon respect et l’application des méthodes du référentiel national qualité.
Notez que si votre établissement a été certifié avant le 1er janvier 2021, alors votre certification Qualiopi est valable 4 ans (contre 3 ans actuellement). Ainsi, votre audit de surveillance se déroule entre le 14e et le 28e mois suivant la date de l’audit initial.
Quels sont les objectifs de l’audit de surveillance Qualiopi ?
L’audit de surveillance Qualiopi a pour principal objectif de vérifier que l’organisme de formation ou l’auto-école maintient le respect de l’ensemble des règles et critère qualité du référentiel. Il est indispensable de bien vous préparer avant votre premier audit de surveillance Qualiopi afin que l’auditeur maintienne votre certification.
Ainsi lors de l’audit de surveillance, l’audité doit :
- s’assurer d’être toujours en conformité avec le référentiel. En effet, celui-ci peut avoir évolué entre la date de l’audit initial et celle de l’audit de surveillance
- contrôler que les écarts signifiés lors du premier audit ont bien été soldés et corrigés
- vérifier les indicateurs non audités lors de l’audit initial, si votre établissement a bénéficié d’un audit allégé
- s’assurer que toutes les dispositions du référentiel sont mises en place de manière systématique
- vérifier que les indicateurs pour lesquels vous n’aviez pas d’historique lors du premier audit ont bien été respectés
- contrôler que le principe d’amélioration continue est bien mis en œuvre selon l’indicateur 32
- s’assurer que les indicateurs de veille 23, 24 et 25 sont mis en application et que des actions sont menées afin que l’établissement soit toujours en parfaite conformité avec le référentiel qualité
Quelle est la durée d’un audit de surveillance ?
L’audit de surveillance Qualiopi est très court et se déroule généralement sur une demi-journée. Chaque indicateur est examiné en 5 minutes environ par l’auditeur. Pour fluidifier ce contrôle et démontrer votre professionnalisme, il est essentiel de bien préparer tous les documents dont l’auditeur peut avoir besoin lors de l’audit de surveillance Qualiopi.
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L’audit de surveillance Qualiopi peut-il se dérouler à distance ?
L’audit de surveillance peut se dérouler à distance ou sur site en fonction de votre choix. Cependant, si votre certification initiale a eu lieu à distance, alors l’audit de suivi est obligatoirement effectué en présentiel.
Comment se déroule un audit de surveillance Qualiopi ?
Situation administrative et activité de l’entreprise
L’auditeur commence la journée par une réunion d’ouverture en présentant les objectifs de l’audit et le planning de la journée. Puis, il porte son attention sur différents points. Dans un premier temps, il va contrôler les éventuels changements intervenus dans l’entreprise depuis l’audit initial : les nouvelles formations ajoutées au catalogue, les méthodes pédagogiques, le recrutement, l’évolution de l’activité, etc.
Il peut ainsi contrôler et vérifier si les critères et indicateurs qui s’appliquent à votre activité ont évolué depuis l’audit initial.
Examen du référentiel
Le certificateur reprend l’audit initial et contrôle que les non-conformités ont bien été traitées et que les mesures correctrices sont toujours en place dans l’établissement. Ensuite, l’auditeur analyse les dossiers de formation afin de vérifier qu’ils sont conformes au référentiel qualité. Cet examen aide l’auditeur à contrôler la mise en application de votre documentation. De plus, cela permet de vérifier que les observations portées par les stagiaires sur les fiches d’évaluation ont bien été enregistrées, analysées et traitées avec des actions adaptées. Dans un second temps, l’auditeur examine les indicateurs restants.
Les critères clés
Lors de l’audit de surveillance, les auditeurs sont très attentifs à la bonne mise en place de certains critères clés comme les critères 6 et 7. Il s’agit des indicateurs de veille, de traitement des événements et des réclamations.
L’indicateur 32 concernant la démarche d’amélioration continue est également particulièrement contrôlé par les auditeurs. Pour réussir votre audit de surveillance, il est donc indispensable de bien vous préparer. FG Consult est à vos côtés pour vous aider à réussir votre audit de surveillance Qualiopi. Pensez à découvrir toutes nos formations.
Le cas des nouveaux entrants
Un « nouvel entrant » est un organisme de formation ou un formateur indépendant qui vient de démarrer son activité. Dans ce cas, certains éléments et critères de qualité ne peuvent pas être vérifiés lors de l’audit initial. Il s’agit par exemple de la gestion des compétences ou de certains éléments de preuve qui sont impossibles à produire, comme les résultats ou le taux d’obtention des certifications.
Ces vérifications sont alors effectuées lors de l’audit de surveillance. En tant que nouvel entrant, il est donc primordial de bien préparer ce 2e audit. Nous pouvons vous accompagner afin de vous aider à maintenir votre certification active.
Non-conformité lors de l’audit de surveillance
Si l’auditeur constate plusieurs non-conformités majeures, vous disposez alors de 3 mois pour mettre en place des mesures correctives. Si aucune action n’est menée durant ce délai, votre certification Qualiopi peut être suspendue voir retirée.
Bien se préparer à l’audit de surveillance Qualiopi
Respect des grands principes de qualité
La préparation de votre audit de surveillance doit commencer dès la fin de l’audit initial. En effet, même lorsque vous avez obtenu votre certification Qualiopi il est nécessaire de maintenir vos efforts pour respecter tous les critères du référentiel qualité au quotidien.
Pensez à vérifier l’ensemble de vos processus en suivant plusieurs étapes :
- Communiquez sur la démarche qualité auprès de vos équipes et pensez à impliquer toutes les parties concernées, qu’elles soient internes ou externes à l’organisme de formation. Ainsi en cas de dysfonctionnement, vous pouvez faire remonter l’information et la corriger afin que chacun puisse être informé des améliorations opérées
- Le secteur de la formation professionnelle est en perpétuelle évolution tout comme votre activité. Votre organisme de formation change, de nouveaux recrutements sont réalisés, votre offre de formation évolue ou vous pouvez embaucher un nouveau prestataire. Lors de tous ces changements, n’oubliez pas de respecter et de renforcer vos pratiques qualités Qualiopi
- Contrôlez votre système de documentation. Votre organisation administrative doit être efficace. La gestion électronique des documents et l’archivage des différentes versions de documentation doivent être optimisés et prouver votre adaptation aux critères Qualiopi
- Vision d’ensemble des actions correctives. Pour améliorer votre organisation, pensez à mettre en place un tableau de suivi et d’avancement des actions correctives. Il s’agit d’un élément central de votre démarche qualité. Grâce à ce suivi détaillé, vous pouvez pointer les dysfonctionnements, trouver des solutions, les mettre en action et vérifier de leurs impacts sur votre organisme de formation. Pensez à toujours tenir à jour ce tableau, car il vous sera indispensable lors de votre audit de surveillance Qualiopi
- La formation des équipes est une étape clé. L’indicateur 22 concerne la montée en compétence des collaborateurs. Veillez à les former à la démarche qualité et activez le plan de développement de compétence
- Pensez à mettre en place une veille juridique et pédagogique régulière pour toujours être en conformité avec les critères de qualité du référentiel national
Vérification de l’audit initial
Pour bien préparer votre audit de contrôle, pensez à vérifier si les actions correctives de l’audit initial ont bien été effectuées et suivies. Veillez à ce que les non-conformités mineures aient été corrigées. En effet, elles peuvent se transformer en non-conformités majeures, si elles ne sont pas traitées.
Enfin, contrôler que les mesures prises pour corriger les non-conformités majeures, relevées dans l’audit initial, sont toujours en place et que les processus décrits lors du premier audit sont bien appliqués.
Se faire accompagner
Pour réussir votre audit de surveillance Qualiopi pensez à bien vous entourer.
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L’audit de surveillance Qualiopi est une étape indispensable de votre parcours qualité. Cet audit permet de vérifier que votre organisme de formation maintient son respect des critères de qualité et le suivi des mesures correctives demandées. Le travail régulier au sein de votre établissement et l’implication de vos équipes vous permettra une préparation efficace.
Si vous avez besoin d’aide ou que vous souhaitez gagner du temps, vous pouvez faire confiance à notre expertise pour vous accompagner dans ce processus.
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Gérant de FG Formation
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