L’objectif du référentiel Qualiopi est de standardiser la qualité des formations dispensées par les organismes de formation professionnelle ou les formateurs indépendants. Le processus répond à des exigences précises auxquelles chacun doit se soumettre en vue d’une obtention future.
La première étape de la certification est l’audit initial. C’est le passage sur le grill, en quelque sorte, de tout organisme ayant la volonté de faire reconnaître la qualité de ses enseignements, mais aussi de pouvoir bénéficier de financements comme le CPF ou encore l’OPCO.
Une préparation qui peut s’effectue seul, ou accompagnée.
Table des matières
Deux raisons de bien préparer son audit initial
Raison n°1 : Être capable de répondre aux 7 critères du référentiel national de qualité Qualiopi
L’organisme auditeur va vérifier que vous respectez les 7 critères et les 32 indicateurs du référenciel de qualité, conditions nécessaires à l’obtention de la certification.
Les voici :
- Conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.
- Identification précise des objectifs des prestations proposées et adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception.
- Adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation.
- Adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations.
- Qualification et développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.
- Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel.
- Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations.
- Inscription et investissement du prestataire dans son environnement professionnel. Recueil et prise en compte des appréciations et des réclamations
Il est tout à fait possible de préparer sa certification Qualiopi seul. Les critères et indicateurs sont détaillés sur le site du gouvernement gratuitement.
Toutefois, un argument en faveur d’une préparation avec un consultant porte notamment sur la capacité à distinguer les non-conformités mineures ou majeures. En effet, il est probable que vous ne soyez pas en mesure de répondre à toutes les conditions d’obtention. Dans ce cas, vous aurez un délai de 6 mois après votre audit initial pour corriger le tir.
Se préparer à la certification vous permet évidemment de réduire le nombre de non-conformités.
Un taux de non-conformité trop important entraîne une exclusion de la certification.
Raison n°2 : Réduire la lourdeur administrative liée à la certification
Ce n’est un secret pour personne, la marque Qualiopi est complexe pour un non-initié. L’exigence du processus certifié est voulue pour s’assurer que les organismes respectent parfaitement les règles mises en place pour garantir un niveau d’excellence.
La lourdeur administrative est le cauchemar de tout organisme de formation. C’est encore plus vrai pour les formateurs indépendants qui n’ont pas toujours les ressources en interne pour s’en occuper.
Type de document que l’auditeur Qualiopi peut vous réclamer :
- Dossier de candidature fourni par l’organisme certificateur
- Règlement intérieur de l’organisme de formation
- Programme pédagogique décrivant chaque formation
- Supports pédagogiques adaptés aux formations
- Évaluations des stagiaires mesurant l’acquisition des compétences
- Attestations de satisfaction des stagiaires recueillant leur avis
Est-ce que Qualiopi est fait pour moi ?
À la lecture de ces premières lignes, vous vous dites certainement que la tâche s’annonce difficile, certes le label réalité peut être très chronophage et lourd administrativement parlant, mais l’obtenir est un avantage certain pour votre organisme.
Avant de vous lancer, il est capital de vous assurer que la certification Qualiopi est faite pour vous.
Prendre contact avec un auditeur
L’audit est mené par un organisme certificateur indépendant, bien que les fonds soient publics. Cela signifie qu’il est très facile d’échanger avec un consultant pour vous rassurer quant à votre éligibilité.
Confirmer ses motivations
À compter du 1er janvier 2022, la certification qualité sera obligatoire pour tous les prestataires d’actions concourant au développement des compétences qui souhaitent accéder aux fonds publics et mutualisés. Pour faire simple, si vous souhaitez faire financer vos formations, pas d’autre choix que de passer par la certification Qualiopi.
De plus, c’est un argument commercial non négligeable auprès de vos futurs apprenants.
Obtenir la marque Qualiopi c’est aussi le fait de pouvoir référencer le nom de son organisme de formation sur la plateforme EDOF, ce qui apporte de la légitimité et de l’autorité à la qualité de votre enseignement.
Avant même de penser préparation à la certification, prenez le temps de bien comprendre les enjeux de Qualiopi, car c’est aussi comprendre l’intérêt de s’engager dans le processus d’obtention.
Pour rappel, Qualiopi est un élément essentiel pour les organismes de formation qui souhaitent proposer des formations de qualité, gagner la confiance des stagiaires et des financeurs, et s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue.
Sur certaines thématiques, Qualiopi n’est même pas une option, mais bien une obligation. Si les autres acteurs de votre marché sont certifiés, vous n’aurez d’autre choix que de vous engager dans le processus pour ne pas partir avec un désavantage qui pourrait mettre à mal votre activité toute entière.
En 3 points clés, qualiopi c’est :
- Obtenir des financements publics
- Booster sa visibilité
- Améliorer la qualité de sa formation
Se faire accompagner par un expert avant de passer son audit
Nous proposons des formations qualiopi et un accompagnement personnalisé vers la certification. Notre avis est sans doute biaisé mais nous croyons fortement que qualiopi est indispensable à votre activité.
Et nous croyons également que la montagne qui se dresse devant vous peut très vite décourager.
Nous en sommes parfaitement conscients. Il est tout à fait possible de réussir sa certification sans accompagnement en y consacrant du temps et de l’énergie.
Pour ceux qui n’ont ni l’un ni l’autre, la solution reste de se faire aider pour se faire certifier.
Quelques arguments en faveur d’une préparation à qualiopi :
- Veille documentaire gratuite
- Outils dédiés spécifique à la certification
- Suivi d’accompagnement gratuit jusqu’à l’audit
4 méthodes pour se préparer à Qualiopi
1/ Consulter les guides de lecture du référentiel national Qualiopi
Le guide a été mis à jour 9 fois. Son rôle est d’apporter des précisions sur les modalités d’audit associées au référentiel de certification qualité des organismes prestataires concourant au développement des compétences de leurs apprenants.
Pour obtenir la certification, une seule option : répondre aux exigences des indicateurs. Comme évoqué précédemment, ils sont au nombre de 7, chacun reprenant des points essentiels pour garantir un enseignement de qualité.
Le référentiel national Qualiopi permet une standardisation des formations pour assurer à l’apprenant une qualité constante. C’est aussi un moyen d’éviter les différentes arnaques sur un marché qui pèse plusieurs milliards d’euros.
Obtenir sa certification, c’est avoir un tampon de l’État qui précise que vous avez les compétences pour délivrer correctement une formation certifiante ou non certifiante.
2/ Être abonné à un formateur Qualiopi sur YouTube
Accessible depuis votre ordinateur ou votre PC, YouTube est un canal de visionnage idéal pour vous former dès que vous avez du temps libre.
La qualité des vidéos et des enseignements est au rendez-vous, et le tout est gratuit.
1. Définir son besoin
Pour éviter de vous perdre dans cet océan d’informations, il est évidemment préférable de bien identifier votre besoin et de trouver le mot-clé qui correspond parfaitement à ce que vous recherchez.
Les informations de l’audit initial, valables pour l’obtention de la certification, ne correspondent évidemment pas à une non-conformité lors d’un audit de surveillance.
2. Trouver le bon organisme certificateur
YouTube n’échappe pas à la règle. Il est important de savoir distinguer le bon grain de l’ivraie. Sans tomber dans une paranoïa excessive concernant les arnaques possibles, il est conseillé de vous orienter vers une chaîne YouTube de référence pour ne pas obtenir de mauvaises, fausses ou obsolètes informations qui pourraient compromettre votre certification.
Attention : le contenu gratuit a ses limites. Les formateurs Qualiopi sur YouTube dispensent des enseignements généraux qui ne peuvent être appliqués à votre cas particulier avec toutes les spécificités de votre thématique.
3/ Suivre une formation de qualité
audit initial n’est pas sans conséquence puisque vous aurez à payer pour le repasser.
Il est possible de se former sur différents aspects avant certification :
- Référencement EDOF
- Formation Numéro de Déclaration d’Activité
- Formation Qualiopi Audit Initial
- Formation Audit de Surveillance Qualiopi
- Formation Financements
4/ Faire appel à un consultant qualité
Soyons parfaitement transparents, Qualiopi n’est pas toujours facile à assimiler. La certification peut vite devenir un casse-tête : indicateurs, conformité, obligations spécifiques.
Le consultant est une solution intéressante pour gagner du temps face à la lourdeur administrative liée à la certification.
Voici quelques exemples concrets de missions d’un consultant Qualiopi :
- Audit de votre organisme en fonction du référentiel de qualité
- Accompagnement dans la mise en conformité suite à l’audit
- Préparation à l’audit avec un examen blanc pour être prêt pour le jour J
- Suivi pour les étapes suivantes comme l’audit de surveillance ou le renouvellement
FAQ
La certification n’est pas gratuite. L’organisme certificateur mandaté par l’État facture l’intervention, avec un prix qui varie en fonction de l’auditeur et du temps passé. Il faut compter entre 1 000 et 5 000 euros.
Sérieux, fiabilité, qualité. Bien que la certification ne soit pas une obligation, elle devient essentielle dans certaines thématiques où la grande majorité des organismes de formation sont labellisés. Ne pas l’être vous place en situation de désavantage.
Ce sont des organismes certificateurs indépendants qui délivrent le label Qualiopi, valable pour trois ans.
