Comment Contester les Non-Conformités lors de l'Audit Qualiopi
Lors de l’audit Qualiopi, il peut arriver que l’auditeur émette des non-conformités (NC) qui, selon vous, ne sont pas justifiées. Il est important de savoir que vous avez le droit de contester ces non-conformités si vous estimez qu’elles sont injustes ou basées sur une mauvaise interprétation des exigences du référentiel Qualiopi. Dans cet article, nous allons vous expliquer comment contester efficacement les non-conformités lors de l’audit Qualiopi.
L'Exemple de Céline
Pour illustrer notre propos, prenons l’exemple de Céline, une cliente de FG FORMATION qui a suivi une formation en vue de préparer son audit de certification Qualiopi. Après avoir passé son audit, Céline a été confrontée à deux non-conformités émises par l’auditrice. La première concernait l’indicateur 5, due à un oubli de la part de Céline. La seconde, plus problématique, concernait l’indicateur 11, où l’auditrice estimait qu’il n’existait pas de processus d’évaluation.
Le problème était que Céline avait bel et bien un processus d’évaluation en place, conforme aux exigences du référentiel Qualiopi. Ce processus était basé sur un procédé d’auto-évaluation d’atteinte des objectifs par le stagiaire, ce qui était clairement listé dans les exemples du guide de lecture officiel du référentiel. Le procédé existait, était utilisé, et était parfaitement conforme.
Cependant, au lieu de contester la non-conformité, Céline s’est contentée de l’accepter. Elle n’a pas défendu son point de vue ni présenté les preuves nécessaires pour prouver que son processus d’évaluation était conforme aux exigences.
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Votre Droit de Contester
Il est essentiel de comprendre que vous avez le droit de contester une non-conformité si vous estimez qu’elle est injuste ou basée sur une mauvaise interprétation des exigences. Vous n’êtes pas obligé d’accepter la décision de l’auditeur sans réagir. Voici comment vous pouvez contester efficacement une non-conformité :
1. Argumentez avec l’Auditeur
Lorsque l’auditeur émet une non-conformité, prenez le temps d’argumenter avec lui. Lorsque vous vous préparez à passer un audit Qualiopi, il est important de présenter à l’auditeur les éléments de preuve qui démontrent que votre processus respecte toutes les exigences du référentiel. Cela inclut la documentation pertinente, les procédures bien définies et les résultats des évaluations internes. En présentant ces éléments de preuve de manière claire et convaincante, vous pouvez aider à rassurer l’auditeur que votre organisation est réellement en mesure de fournir une formation de qualité supérieure. Bien sûr, cela ne garantit pas que vous passerez l’audit sans problèmes, mais cela augmentera vos chances de succès. Soyez prêt à répondre à toutes les questions et à fournir des explications supplémentaires si nécessaire afin de convaincre l’auditeur que votre organisation est conforme aux normes Qualiopi.
2. Revenez à l’Exigence
Reprenez le libellé de l’exigence en question et mettez la preuve en face. Montrez comment votre processus répond aux critères requis par le référentiel Qualiopi.
3. Exprimez Votre Désaccord
Si l’auditeur maintient la non-conformité malgré vos arguments, exprimez calmement votre désaccord. Dites-lui que vous contestez la non-conformité et que vous ne l’acceptez pas.
4. Formalisez Votre Contestation
Contester une non-conformité consiste simplement à formaliser votre désaccord. Cette contestation apparaîtra sur le rapport d’audit, indiquant que le client n’accepte pas le constat de l’auditeur. Le certificateur analysera les éléments et statuera sur la justification de la non-conformité.
En réalité, la plupart du temps, la simple contestation de la non-conformité par le client suffit à résoudre le problème. A moins qu’il soit réellement sûr de lui, l’auditeur préférera généralement ne pas formaliser la non-conformité pour éviter tout conflit potentiel.
Pour résumer :
Pour contester efficacement une non-conformité lors de l’audit Qualiopi, il est essentiel de montrer en détail comment votre processus répond aux critères requis par le référentiel Qualiopi. Cette étape est cruciale pour prouver que votre méthode de travail est conforme aux normes établies et que la non-conformité émise par l’auditeur est infondée. Voici comment développer cette démarche :
- Analysez l’Exigence du Référentiel : Tout d’abord, revenez à l’exigence spécifique du référentiel sur laquelle la non-conformité a été émise. Examinez attentivement le libellé de l’exigence pour bien comprendre ce qui est attendu.
- Identifiez les Points de Conformité : Ensuite, identifiez tous les points de conformité au sein de votre processus. Cela peut inclure des procédures, des documents, des méthodes de travail, des politiques, etc. Assurez-vous que chaque élément de votre processus est en adéquation avec l’exigence du référentiel.
- Documentez Votre Processus : Documentez de manière claire et détaillée chaque étape de votre processus. Utilisez des descriptions précises, des schémas, des diagrammes ou tout autre moyen qui facilitera la compréhension de votre méthodologie.
- Présentez des Preuves Tangibles : Pour étayer votre argumentation, fournissez des preuves tangibles de la conformité de votre processus. Cela peut inclure des rapports, des enregistrements, des témoignages, des exemples concrets, des résultats de formation, etc. Plus vous pouvez fournir de preuves solides, mieux c’est.
- Expliquez les Bénéfices de Votre Processus : N’oubliez pas d’expliquer en quoi votre processus est bénéfique et contribue à l’atteinte des objectifs fixés par le référentiel Qualiopi. Mettez en avant les avantages de votre méthode en termes de qualité de la formation, d’amélioration continue, de satisfaction des stagiaires, etc.
- Comparez avec les Exemples du Guide de Lecture : Si possible, référez-vous aux exemples fournis dans le guide de lecture officiel du référentiel Qualiopi. Si votre processus correspond à l’un de ces exemples, soulignez-le clairement pour montrer que vous suivez une voie déjà validée.
- Soyez Prêt à Répondre aux Questions : Lorsque vous présenterez votre argumentation à l’auditeur, soyez prêt à répondre à toutes ses questions et à expliquer en détail votre processus. Plus vous maîtriserez votre sujet, plus convaincant vous serez.
- Restez Calme et Professionnel : Il est essentiel de maintenir un ton calme et professionnel tout au long de ce processus de contestation. L’objectif est de résoudre le différend de manière constructive et de parvenir à une solution équitable.
En suivant ces étapes, vous pourrez démontrer de manière convaincante que votre processus est conforme aux critères du référentiel Qualiopi. Cela augmente vos chances de faire valoir votre point de vue et de contester avec succès toute non-conformité injuste. N’oubliez pas que la clé de la contestation réside dans une préparation minutieuse, une argumentation solide et des preuves tangibles.
Vous Êtes le Client
Il est important de se rappeler que vous êtes le client de l’auditeur. Vous payez indirectement l’auditeur pour effectuer sa mission d’audit. Par conséquent, vous avez le droit de vous assurer que l’audit est effectué de manière juste et conforme aux exigences du référentiel Qualiopi.
FG FORMATION s’engage à accompagner ses clients jusqu’au bout du processus de certification Qualiopi, en les aidant à comprendre leurs droits et en les soutenant dans la contestation des non-conformités injustes. Si vous cherchez un accompagnement de qualité pour préparer votre certification Qualiopi, nous vous invitons à découvrir nos nouvelles offres, qui comprennent des éléments spécifiques pour vous aider à faire face aux éventuelles non-conformités.
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N’oubliez pas : ne vous laissez pas faire, défendez vos droits, et assurez-vous que votre audit Qualiopi est réalisé de manière équitable et juste.
Auteur
Gérant de FG Formation
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