Comment réussir son audit de surveillance ?

un auditeur qui fait un audit de surveillance qualiopi

Vous êtes un organisme de formation ou un formateur indépendant ? Êtes-vous certifié Qualiopi ?

Alors, vous savez que l’audit va être une nouvelle épreuve à passer, pour garder votre certification, et surtout, pour garder l’accès aux financements de la formation professionnelle.

Nous avons fait le choix d’appuyer nos explications avec un contenu vidéo et de vous permettre de comprendre ce qu’il faut absolument pour bien préparer votre audit de surveillance Qualiopi.

Découvrez également l’interview d’un auditeur qualiopi professionnel ainsi que ses nombreux conseils pour bien le préparer, mais aussi et surtout, pour le réussir !

Qu’est ce qu’un audit de surveillance Qualiopi?

Selon larrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national qualité 

“L’audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification. L’audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué. 

L’auditeur conduit l’analyse: 

  • des éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme
  • de la conformité au référentiel par l’analyse d’une ou plusieurs actions conduites depuis le précédent audit
  • des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme.”

En d’autres termes, l’auditeur doit vérifier que votre système est toujours conforme au référentiel Qualiopi (le Référentiel National Qualité).

Il va reprendre tous les indicateurs un par un et s’assure que vos vos processus sont toujours actifs et vous permettent de maintenir la conformité aux exigences. L’audit de surveillance est plus léger que l’initial, et dure donc moins longtemps.

Notez que si votre établissement a été certifié avant le 1er janvier 2021, alors votre certification Qualiopi est valable 4 ans (contre 3 ans actuellement). Ainsi, votre audit de surveillance se déroulera entre le 14e et le 28e mois suivant la date de l’audit initial.

Cela peut se passer de 2 façons différentes:

  • à distance
  • en présentiel

Mais cela dépend principalement des résultats de l’audit initial.

Si vous avez eu une ou plusieurs non-conformités majeures lors de l’audit initial

Alors, l’audit de surveillance aura forcément lieu en présentiel. L’auditeur viendra dans vos locaux, à votre domicile, ou dans une salle que vous aurez loué. Mais l’important est qu’il sera avec vous. 

Vous devrez avoir à disposition les différents dossiers des formations réalisées depuis le 1er audit. En effet, il demandera à voir des preuves concernant certains dossiers de formations.

Si vous n’avez eu aucune non conformité majeure lors de l’audit initial

Vous aurez le choix entre le présentiel et le distanciel.

Si vous choisissez le distanciel, l’auditeur vous enverra un lien de connexion avec le plan d’audit plusieurs jours avant. Il faudra vous assurer de pouvoir montrer à distance des éléments que l’auditeur pourra vous demander.

L’auditeur voudra voir des dossiers de formation complets, avec tous les documents qui y sont liés.

Je vous encourage donc à avoir au moins 3 ou 4 dossiers complets, disponibles en version numérisée. Et l’idéal est d’avoir tous les dossiers en version numérisées.

Astuce: le distanciel vous coûtera moins cher, car vous n’aurez pas les frais de déplacement de l’auditeur à payer.

S’il y a eu un signalement de votre organisme à l’attention de votre organisme certificateur

Cela veut dire qu’une plainte a été déposée par une tierce personne à l’encontre de votre organisme, à votre certificateur. 

Par exemple: 

Un stagiaire mécontent qui pense que vous ne respectez pas les exigences de Qualiopi peut porter plainte directement auprès de votre certificateur. Dans ce cas, le certificateur vous informe de la plainte et vous demande d’apporter les preuves de conformité associées.

Autre exemple:

Un concurrent jaloux, estime que vous ne respectez pas une ou plusieurs exigences du référentiel. Il peut porter plainte en apportant les preuves nécessaires, auprès de votre certificateur.

Si une plainte a été déposée à l’encontre de votre organisme, l’audit de surveillance aura lieu sur site.

L’audit qualiopi étape par étape

Comme pour l’audit initial, l’auditeur vous envoie le plan d’audit plusieurs jours avant, avec les horaires prévus. L’auditeur sera le même, car il vous suit pour un cycle complet.

L’auditeur va vous demander des preuves de conformité pour chacun des indicateurs du référentiel national qualité. Cela veut dire que vous devrez avoir préparé ces preuves en amont.

Et pour la partie opérationnelle, l’auditeur pourra vous demander de lui présenter des dossiers de formations réalisés depuis l’audit initial. Il faudra également avoir ces éléments à disposition.

Exemple:

Sur l’indicateur 11, vous indiquez à l’auditeur que vous évaluez l’atteinte des objectifs de chaque stagiaire par un QCM, en fin de formation. L’auditeur pourra vous demander de voir : 

  • le modèle du QCM
  • les QCM remplis par chaque stagiaire
  • les résultats des évaluations de chaque stagiaire sur une session de formation donnée. 

 

Vous devez être en mesure de lui présenter les éléments, pour prouver la conformité à l’indicateur 11. Si vous avez eu des non-conformités à l’audit initial, l’auditeur va commencer l’audit en vérifiant que vous avez bien mis en place les actions correctives. Celles que vous avez listées dans la réponse aux non-conformités du 1er audit.

Un conseil : reprenez le rapport de l’audit initial! Et étudiez le attentivement. Vous identifierez ainsi les points de vigilance de l’auditeur. Une chose est sûre : l’auditeur aura le rapport devant les yeux et se basera dessus pour poser ses questions.

Quelle est la durée de l’audit de surveillance Qualiopi?

De façon générale, et comme au 1er audit, la durée d’audit de surveillance dépend:

  • du chiffre d’affaire de l’organisme (sur l’activité de formation)
  • du nombre de catégories d’actions pour lesquelles vous êtes certifié

L’audit de surveillance Qualiopi est moins complet que l’audit initial. Il est donc plus court. En général, il est moitié plus court.

Voici le schéma explicatif de la durée d’audit Qualiopi, extrait de larrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail

Comment le lire?

Choisissez le type d’audit (initial, surveillance…). Choisissez la fourchette de Chiffre d’affaire qui vous concerne. Prenez la la durée de base. Ajoutez y les durées, de la même ligne correspondant à chaque action de formation que vous réalisez:

  • L 6313-1-1° Les actions de formation
  • L 6313-1-2° – Les bilans de compétences
  • L 6313-1-3° – Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience
  • L 6313-1-4° – Les actions de formation par apprentissage

 

Exemple 1:

Supposons que vous soyez indépendant, et vous réalisez 100k€ de chiffre d’affaires / an, sur de l’activité de formation professionnelle. Vous ne réalisez que des actions de formations. (pas de VAE, bilan de compétences..). Dans ce cas, votre audit initial a duré 1 jour. Et la durée de votre audit de surveillance sera de 0,5 jours.

Exemple 2:

Vous avez un centre de formation. Vous faites 400k€ de chiffre d’affaires /an, sur des actions de formations professionnelles, et sur du bilan de compétences.

Durée de l’audit initial

= durée de base + L 6313-1-1° + L 6313-1-2°

= 1 jour + 0,5 j + 0,5 j

 = 2 jours

Durée de l’audit de surveillance

= durée de base + L 6313-1-1° + L 6313-1-2°

= 0,5 j + 0 j + 0 j

= 0,5 jours

Audit de conformité : la date de votre premier audit

Selon l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail :

“L’audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de la certification.”

Vous avez la liberté de choisir votre date d’audit, dans cette fourchette. Votre certificateur vous contactera, afin de le planifier avec vous. Vous pourrez choisir la date qui vous arrange. Attention cependant, à ne pas le faire au dernier moment! Si vous attendez la fin du 22e mois, vous pourrez avoir des problèmes.

Je m’explique : 

L’audit de surveillance doit être réalisé et validé au 22e mois. Cela sous-entend que les éventuelles non-conformités émises pendant l’audit doivent également être traitées et soldées à cette date.  Gardez vous un peu de temps (1 mois minimum) pour pouvoir les gérer, sans vous mettre la pression.

L’audit de renouvellement aura lieu, quand à lui, au 36e mois. 

Bien préparer son audit avant l'arrivée de l'auditeur

Idéalement, l’audit de suivi se prépare tout au long de l’année. Si vous avez pris les bonnes habitudes au démarrage, l’audit ne devrait être qu’une formalité. Mais…Il y a parfois, des habitudes qui ont la vie dure et qui finissent par être mises de côté. Pas de panique! C’est humain. C’est pour cela que l’audit de surveillance existe.

Pour recadrer : 

Alors comment bien préparer l’audit de surveillance?

Comme pour l’audit initial, il va falloir rassembler les preuves à présenter pour prouver la conformité à chaque indicateur.

Le but est qu’elles soient disponibles le jour de l’audit. Il faut que vous puissiez les présenter à l’auditeur sans avoir à les chercher. En effet, l’audit va être court, et vous n’aurez que quelques minutes pour chaque indicateur.

Il faudra également que vos dossiers de formations réalisés depuis l’audit initial soient disponibles. L’auditeur vérifiera quelques dossiers choisis au hasard.

Y a t il une méthode idéale pour bien préparer l’audit de surveillance?

L’idéal serait de faire un audit blanc une fois par an. C’est-à dire, un audit, réalisé par un expert, mais qui ne compte pas pour la certification. Cela permet d’identifier les points sensibles, qui ont besoin d’être travaillés et améliorés.

Mais ce n’est pas toujours possible. A minima, je recommande, un audit blanc, 3 mois avant l’audit de surveillance. Cela permet de prendre une photo de la situation à l’instant t, de corriger, et surtout ça laissera du temps pour constituer un historique conforme.

Cela permet:

  • d’identifier les éventuelles non-conformités
  • d’identifier les points à améliorer
  • d’identifier les actions à mettre en place pour corriger le tir
  • de laisser 3 mois pour pour mener les actions

 

Et surtout? Cela permet d’avoir 3 mois d’historique avec des dossiers parfaits à présenter à l’auditeur.

L’audit blanc de préparation à l’audit de surveillance est également le bon moment pour optimiser vos process et réduire vos couts de fonctionnement. J’ai vu des organismes de formation mettre en place des process compliqués, chronophages et  coûteux pour répondre au référentiel Qualiopi.

Bien sûr, il faut être conforme ! Mais il ne faut pas faire des usines à gaz. L’idée est de :

  • simplifier tout ce qui peut l’être
  • automatiser ce qui peut l’être
  • réduire les tâches administratives
  • réduire le nombre de documents à remplir

Tout en gardant la satisfaction client, évidemment. Et en appliquant le bon sens des exigences.

👉 Chez FG FORMATION, nous avons optimisé les processus au maximum.

Par exemple :

  • Nous avons opté pour un système de veille automatique
  • Nous avons supprimé les tâches « superflues »
  • Nous avons choisi un LMS qui permet des envois d’emails automatisés
  • Nous avons réduit le système documentaire au strict minimum
 

On propose désormais dans nos formations à audits de surveillance, d’inclure cette recherche d’optimisation.

Quels sont les indicateurs les plus sensibles pour l’audit ?

La veille:

La veille est l’un des sujets les plus sensibles. Les indicateurs 23, indicateur 24, indicateur 25 sont audités en détail par les auditeurs. Souvent mal compris par les audités, ces indicateurs sont importants. Et pourtant, ils sont bien souvent appliqués de façon inconsciente.

Pour l’indicateur 23, par exemple : “Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.”

Tous les professionnels de la formation se tiennent informés des évolutions de la réglementation dans le domaine. D’une façon ou d’une autre. Que ce soit par le biais de newsletters, de publications sur les réseaux sociaux ou d’échanges avec des confrères.

La difficulté consiste à formaliser la veille réalisée. Il peut être difficile de constituer et archiver des preuves, surtout pour les exemples d’exploitation de ces informations.

Heureusement, il existe certains outils permettant de réaliser et tracer une veille de façon simple et efficace.

Le logo Qualiopi:

La bonne utilisation du logo Qualiopi fait partie des éléments audités. Et croyez moi c’est la non conformité la plus courante dans un audit de surveillance. La grande majorité des audités ne respecte pas son utilisation. Alors…Je vous l’accorde, l’utilisation n’est pas simple. Le fait qu’il y ait un document de 20 pages expliquant comment utiliser le logo Qualiopi, montre à quel point c’est compliqué! 

L’auditeur va vérifier :

  • que les mentions obligatoires aux catégories d’action apparaissent bien sur votre logo Qualiopi
  • que vous respectez bien la charte d’usage
  • que vous respectez bien la charte graphique
  • que le logo apparait uniquement sur les supports autorisés

Si vous voulez faire simple?

Mettez le logo Qualiopi en pied de page de votre site internet, dans votre signature mail ou en pied de page de votre catalogue de formation. ou les 3. Assurez vous qu’il comporte bien la catégorie d’action pour laquelle (ou lesquelles) vous êtes certifié.

Pour rappel: 

La marque Qualiopi est délivrée par des organismes certificateurs accrédités par le Comité français d’accréditation – COFRAC, ou par les instances de labellisation sur la base du référentiel national qualité. Ils sont les garants du bon usage de la marque. C’est donc une partie du job de l’auditeur de s’assurer de ce bon usage.

Quels sont les points de vigilance?

Comme expliqué précédemment, l’auditeur relira le rapport de l’audit initial. Il identifiera ainsi les points de vigilance qu’il a pu émettre au 1er audit. Je vous invite à faire de même.

Les non-conformités:

Si vous avez eu des non-conformités lors du 1er audit, vous avez rempli une fiche avec un plan d’actions correctives. Ceci fera partie des 1e choses que l’auditeur vérifiera. Il voudra s’assurer que vous avez bien mis en place les actions que vous avez listé. Il voudra aussi s’assurer que les éventuelles non-conformités ont bien disparues.

Les nouvelles formations:

C’est également une des 1e questions que vous posera l’auditeur: “Avez vous de nouvelles formations depuis l’année dernière?” Si la réponse est oui, il en auditera une ou deux. Il vérifiera que vous avez bien tous les éléments associés à ces nouvelles formations.

Quels sont les risques?

Les risques existent. Perdre la certification? Oui, c’est une éventualité. Mais c’est très rare.

Le risque le plus courant, c’est d’avoir des non-conformités … et un audit complémentaire (facturable évidemment) Plus vous aurez des non-conformités, plus vous aurez du travail pour les corriger. Et plus l’auditeur sera vigilant à l’audit suivant. Et moins la réputation de votre organisme sera bonne.

Un audit complémentaire peut vous être demandé si vous avez trop d’écarts. Dans ce cas, l’auditeur vous le recommande et vous n’avez pas vraiment le choix. S’il y a beaucoup de non-conformités, cela engendre du travail supplémentaire pour l’auditeur. Il doit vérifier vos réponses, preuves et plans d’actions.

Dans ce cas, il demandera une demi journée d’audit complémentaire, qui sera facturable en plus, évidemment.

Que faire si l’audit initial Qualiopi s’est mal passé?

Nous avons eu plusieurs retours d’audits assez négatifs de la part d’audités que nous connaissons. En effet, certains auditeurs n’ont pas vraiment eu le tact et le savoir être pour conduire un audit dans des conditions agréables.

Ce n’est pas parce qu’il y a une non-conformité qu’il faut adopter un ton accusateur, et prendre le client de haut. Mais malheureusement, c’est ce qui s’est passé dans certains audits. Et les audités l’ont très mal vécu…

Quelles solutions?

La 1e chose que vous pouvez faire c’est de récuser l’auditeur (refuser qu’il revienne après de votre certificateur). N’oubliez pas que c’est vous le client. Si vous n’êtes pas satisfait de la prestation que vous avez commandée, faites le savoir au fournisseur (le certificateur). Et vous avez tout à fait le droit de demander à changer d’auditeur pour l’audit de surveillance.

La 2e chose que vous pouvez faire est de changer d’organisme certificateur. Si les relations ne sont pas bonnes, ou que vous n’êtes pas satisfait de façon générale, vous pouvez demander un transfert. Dans ce cas, il y a 2 choses à faire:

  • contacter le nouveau certificateur et lui demander le transfert (il vous expliquera la marche à suivre)
  • vérifier votre contrat, pour voir s’il y a des coûts supplémentaires en cas de transfert. Si jamais c’est le cas et qu’ils sont élevés, il faudra attendre le renouvellement. Vous n’aurez dans ce cas, aucun coût de transfert.

👉 Et vous pouvez aussi vous faire assister par FG FORMATION le jour de votre audit de surveillance. Nous avons créé la formule sécurité, dans notre offre de formation audit surveillance Qualiopi qui vous permet de rester en lien avec votre consultant, et faire appel à lui en cas de besoin, le jour de l’audit. Vous avez ainsi, un “avocat” à disposition prêt à défendre vos intérêts auprès de l’auditeur.

Que faire si j’ai eu des non-conformités à l’audit initial?

Si vous avez eu des non-conformités à l’audit initial, l’auditeur vous a transmis une fiche de non-conformité (NC) à remplir. Vous avez dû analyser les causes de cette NC, prévoir un plan d’actions et parfois même apporter les preuves de résolution. Vous avez donc soldé vos NC.

Et maintenant?

La 1e chose que fera l’auditeur avant de réaliser votre audit de surveillance, sera de reprendre le rapport de l’audit initial. Il vérifiera ainsi les NC émises et les réponses que vous avez apportées.

  • Il reprendra les fiches de NC et vérifiera que vous avez bien respecté vos promesses :
  • Il vérifiera que votre plan d’action a bien été mis en œuvre
  • Il vérifiera que l’exigence est désormais bien respectée, et qu’elle ne fait plus l’objet d’un écart

Pensez bien à reprendre le rapport d’audit initial, afin d’analyser les non-conformités observées et les réponses que vous y avez apportées.

Que faire si j’ai trop de non-conformités le jour J ?

 Si vous avez trop d’écarts le jour de l’audit, c’est que vous avez mal préparé votre audit. Et il faut absolument éviter cela! Car cela peut affecter la réputation de votre entreprise.

Accompagnement audit de surveillance : Est-ce vraiment utile ?

Oui. Vous pouvez. Mais attention ! Un consultant ne peut pas faire l’audit à votre place. Sauf s’il fait réellement partie de votre organisation et qu’il a sa place dans l’organigramme de l’entreprise. Ce qui est très rare. Et l’auditeur le sait.

Mais vous pouvez vous faire assister par un consultant. Sous entendu : il est là en observation. Il ne répond pas aux questions à votre place ! Il peut intervenir en cas de problème, si besoin. Il peut apporter des éléments de réponses complémentaires, si c’est pertinent pour l’auditeur.

Il peut également jouer le rôle de votre avocat : si l’auditeur constate une non-conformité non justifiée par exemple. Le consultant pourra alors donner son avis, argumenter et présenter des éléments de preuve complémentaires.

C’est d’ailleurs un élément important de l’offre sécurité que nous proposons dans notre offre de formation audit surveillance Qualiopi. Nous intégrons une assistance le jour de l’audit, afin que vous puissiez être sûr d’avoir votre “avocat” à disposition en cas de besoin.

Derniers conseils

N’oubliez pas que vous êtes le client, vous pouvez contester une non-conformité si vous jugez que celle ci n’est pas justifiée.

 

Pour une solution de préparation optimale, je vous invite à étudier notre offre de formation audit surveillance Qualiopi.