Tout savoir sur l'audit de surveillance Qualiopi

audit de surveillance Qualiopi

Si vous êtes un organisme de formation, un formateur indépendant ou une auto-école, la certification Qualiopi vous donne accès aux fonds publics et mutualisés pour vos apprenants. Une fois votre certification obtenue, il est indispensable de maintenir l’application des exigences de qualité au sein de votre établissement afin de conserver votre Qualiopi. Depuis la loi « Avenir » de 2018, le référentiel Qualiopi prévoit un suivi obligatoire pour réaliser un audit de surveillance à la suite de l’audit initial. Découvrez comment se déroule l’audit de surveillance Qualiopi et tous nos conseils pour bien vous préparer.

Qu’est-ce que l’audit de surveillance Qualiopi ?

L’audit de surveillance Qualiopi est l’une des étapes de la certification Qualiopi. Cet audit s’effectue entre le 14e et le 22e mois suivant la date d’obtention de votre certification. Cet audit permet en cours de cycle de contrôler le bon respect et l’application des méthodes du référentiel national qualité.

 

Notez que si votre établissement a été certifié avant le 1er janvier 2021, alors votre certification Qualiopi est valable 4 ans (contre 3 ans actuellement). Ainsi, votre audit de surveillance se déroule entre le 14e et le 28e mois suivant la date d’obtention de l’audit initial.

Quels sont les objectifs de l’audit de surveillance Qualiopi ?

L’audit de surveillance Qualiopi a pour principal objectif de vérifier que l’organisme de formation ou l’auto-école maintient le respect de l’ensemble des règles et critère qualité du référentiel. Il est indispensable de bien vous préparer avant votre premier audit de surveillance Qualiopi afin que l’auditeur maintienne votre certification.

Ainsi lors de l’audit de surveillance, l’audité doit :

Quelle est la durée d’un audit de surveillance ?

durée d'un audit de surveillance

L’audit de surveillance Qualiopi est très court et se déroule généralement sur une demi-journée. Chaque indicateur est examiné en 5 minutes environ par l’auditeur. Pour fluidifier ce contrôle et démontrer votre professionnalisme, il est essentiel de bien préparer tous les documents dont l’auditeur peut avoir besoin lors de l’audit de surveillance Qualiopi.

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L’audit de surveillance Qualiopi peut-il se dérouler à distance ?

L’audit de surveillance peut se dérouler à distance ou sur site en fonction de votre choix. Cependant, si votre certification initiale a eu lieu à distance, alors l’audit de suivi est obligatoirement effectué en présentiel.

audit de surveillance à distance

Comment se déroule un audit de surveillance Qualiopi ?

Situation administrative et activité de l’entreprise

L’auditeur commence l’audit de surveillance par une réunion d’ouverture en présentant les objectifs de l’audit et le planning de la journée. Puis, il porte son attention sur différents points. Dans un premier temps, il va contrôler les éventuels changements intervenus dans l’entreprise depuis l’audit initial : les nouvelles formations ajoutées au catalogue, les méthodes pédagogiques, le recrutement, l’évolution de l’activité, etc.

Il peut ainsi contrôler et vérifier si les critères et indicateurs qui s’appliquent à votre activité ont évolué depuis l’audit initial.

Examen du référentiel

Le certificateur reprend l’audit initial et contrôle que les non-conformités ont bien été traitées et que les mesures correctrices sont toujours en place dans l’établissement. Ensuite, l’auditeur analyse les dossiers de formation afin de vérifier qu’ils sont conformes au référentiel qualité. Cet examen aide l’auditeur à contrôler la mise en application de votre documentation. De plus, cela permet de vérifier que les observations portées par les stagiaires sur les fiches d’évaluation ont bien été enregistrées, analysées et traitées avec des actions adaptées. Dans un second temps, l’auditeur examine les indicateurs restants.

examen du référentiel lors de l'audit de surveillance
les critères clés de l'audit de surveillance

Les critères clés

Lors de l’audit de surveillance, les auditeurs sont très attentifs à la bonne mise en place de certains critères clés comme les critères 6 et 7. Il s’agit des indicateurs de veille, de traitement des événements et des réclamations.  

L’indicateur 32 concernant la démarche d’amélioration continue est également particulièrement contrôlé par les auditeurs. Pour réussir votre audit de surveillance, il est donc indispensable de bien vous préparer. FG Consult est à vos côtés pour vous aider à réussir votre audit de surveillance Qualiopi. Pensez à découvrir toutes nos formations.

Le cas des nouveaux entrants

Un « nouvel entrant » est un organisme de formation ou un formateur indépendant qui vient de démarrer son activité. Dans ce cas, certains éléments et critères de qualité ne peuvent pas être vérifiés lors de l’audit initial. Il s’agit par exemple de la gestion des compétences ou de certains éléments de preuve qui sont impossibles à produire, comme les résultats ou le taux d’obtention des certifications.

Ces vérifications sont alors effectuées lors de l’audit de surveillance. En tant que nouvel entrant, il est donc primordial de bien préparer son audit de surveillance. Nous pouvons vous accompagner afin de vous aider à réussir votre audit de surveillance du premier coup.

nouveaux entrants dans la formation

Non-conformité lors de l’audit de surveillance

Si lors de l’audit de surveillance l’auditeur constate plusieurs non-conformités majeures, vous disposez alors de 3 mois pour mettre en place des mesures correctives. Si aucune action n’est menée durant ce délai, votre certification Qualiopi peut être suspendue voir retirée.

Bien se préparer à l’audit de surveillance Qualiopi

Respect des grands principes de qualité

La préparation de votre audit de surveillance doit commencer dès la fin de l’audit initial. En effet, même lorsque vous avez obtenu votre certification Qualiopi il est nécessaire de maintenir vos efforts pour respecter tous les critères du référentiel qualité au quotidien.

Pensez à vérifier l’ensemble de vos processus en suivant plusieurs étapes :

préparation de l'audit de surveillance

Vérification de l’audit initial

Pour bien préparer votre audit de contrôle, pensez à vérifier si les actions correctives de l’audit initial ont bien été effectuées et suivies. Veillez à ce que les non-conformités mineures aient été corrigées. En effet, elles peuvent se transformer en non-conformités majeures, si elles ne sont pas traitées.  

Enfin, contrôler que les mesures prises pour corriger les non-conformités majeures, relevées dans l’audit initial, sont toujours en place et que les processus décrits lors du premier audit sont bien appliqués.

Se faire accompagner

Pour réussir votre audit de surveillance Qualiopi pensez à bien vous entourer.

 

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se faire accompagner pour l'audit de surveillance

L’audit de surveillance Qualiopi est une étape indispensable de votre parcours qualité. Cet audit permet de vérifier que votre organisme de formation maintient son respect des critères de qualité et le suivi des mesures correctives demandées. Le travail régulier au sein de votre établissement et l’implication de vos équipes vous permet de préparer efficacement votre audit de surveillance.

 

Si vous avez besoin d’aide ou que vous souhaitez gagner du temps, vous pouvez faire confiance à notre expertise pour vous accompagner dans ce processus.

 

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