Quels sont les risques en cas non-conformités majeurs et mineurs lors de l'audit ?
L’objectif est de vous rassurer au sujet de l’audit de certification, notamment en ce qui concerne les non-conformités que pourrait relever l’auditeur. Nous abordons ici les façons de les identifier, de les traiter et de répondre efficacement à l’auditeur pour les lever.
Table des matières
Identification non-conformités
Le système de recueil des observations pour la certification QUALIOPI repose sur la présentation de preuves documentaires. Si les preuves fournies sont jugées recevables, vous passez à l’indicateur suivant ; dans le cas contraire, l’auditeur vous notifiera une non-conformité.
Attention, l’auditeur n’est pas là pour émettre des non-conformités, mais pour vérifier comment vous avez compris et appliqué les exigences du RNQ. Tout indicateur sans non-conformité est considéré comme satisfaisant (voire un point fort).
Types de non-conformités
Chaque indicateur est associé à un type de non-conformité. Celui-ci permet de classifier la non-conformité et de définir le mode de traitement ainsi que les actions à planifier pour répondre à l’auditeur. Une non-conformité justifiée constitue une opportunité pour améliorer vos méthodes de travail et performances.
Exemple de Non-Conformité
Indicateur n°1 : La mise en place de programmes de formation requiert certaines rubriques et une date. Si, dans l’échantillon audité, un programme n’est pas daté, une non-conformité mineure sera notifiée. En revanche, si aucun programme n’est daté, cela entraîne une non-conformité majeure.
À la fin de l’audit, l’auditeur présente un bilan complet en réunion de clôture, en vous ayant informé au fil de l’audit des non-conformités constatées, ainsi que des modalités et délais de réponse.
Face aux constats de non-conformité :
- Analysez leurs causes
- Évaluez leur étendue
- Définissez des actions correctives avec des délais.
Exemple :
- Non-conformité mineure : absence de date sur certains programmes (P1 et P7).
- Non-conformité majeure : absence de date sur tous les programmes.
Dans tous les cas, répondez rapidement pour éviter les allers-retours documentaires avec l’auditeur, car cela pourrait vous faire dépasser le délai accordé et entraîner l’obligation de repasser un audit initial. En audit de suivi, la certification pourrait être suspendue voire annulée.
Quels risques si trop de non-conformités ?
Si l’auditeur relève de nombreuses non-conformités majeures sur des indicateurs importants, il peut décider de réaliser un audit complémentaire dans un délai de 3 mois, à distance ou en présentiel (frais de déplacement en sus). L’auditeur vous informera de cette démarche en réunion de clôture et un devis vous sera adressé par l’organisme certificateur.
Dernière règle concernant les non-conformités :
La présence de cinq non-conformités mineures non levées équivaut à une non-conformité majeure. Une certification ne peut être délivrée tant qu’il reste une non-conformité majeure non levée.
Suivez notre formation en ligne pour bien vous préparer et minimiser les risques de non-conformités.
Les non-conformités peuvent être contestées
Il est essentiel de comprendre que vous avez le droit de contester une non-conformité si vous estimez qu’elle est injuste ou basée sur une mauvaise interprétation des exigences. Vous n’êtes pas obligé d’accepter la décision de l’auditeur sans réagir. Voici comment vous pouvez contester efficacement une non-conformité.
4 étapes à respecter pour être entendu
1. Argumentez avec l’Auditeur
Lorsque l’auditeur émet une non-conformité, prenez le temps d’argumenter avec lui. Lorsque vous vous préparez à passer un audit Qualiopi, il est important de présenter à l’auditeur les éléments de preuve qui démontrent que votre processus respecte toutes les exigences du référentiel. Cela inclut la documentation pertinente, les procédures bien définies et les résultats des évaluations internes.
En présentant ces éléments de preuve de manière claire et convaincante, vous pouvez aider à rassurer l’auditeur que votre organisation est réellement en mesure de fournir une formation de qualité supérieure. Bien sûr, cela ne garantit pas que vous passerez l’audit sans problèmes, mais cela augmentera vos chances de succès. Soyez prêt à répondre à toutes les questions et à fournir des explications supplémentaires si nécessaire afin de convaincre l’auditeur que votre organisation est conforme aux normes Qualiopi.
2. Revenez à l’Exigence
Reprenez le libellé de l’exigence en question et mettez la preuve en face. Montrez comment votre processus répond aux critères requis par le référentiel Qualiopi.
3. Exprimez Votre Désaccord
Si l’auditeur maintient la non-conformité malgré vos arguments, exprimez calmement votre désaccord. Dites-lui que vous contestez la non-conformité et que vous ne l’acceptez pas.
4. Formalisez Votre Contestation
Contester une non-conformité consiste simplement à formaliser votre désaccord. Cette contestation apparaîtra sur le rapport d’audit, indiquant que le client n’accepte pas le constat de l’auditeur. Le certificateur analysera les éléments et statuera sur la justification de la non-conformité.
Pour contester efficacement une non-conformité lors de l’audit Qualiopi, il est essentiel de montrer en détail comment votre processus répond aux critères requis par le référentiel Qualiopi. Cette étape est cruciale pour prouver que votre méthode de travail est conforme aux normes établies et que la non-conformité émise par l’auditeur est infondée. Voici comment développer cette démarche.
Pour vous faire accompagner durant votre prochain audit
Les 8 règles pour contester efficacement
🔸 Analysez l’Exigence du Référentiel : Tout d’abord, revenez à l’exigence spécifique du référentiel sur laquelle la non-conformité a été émise. Examinez attentivement le libellé de l’exigence pour bien comprendre ce qui est attendu.
🔸 Identifiez les Points de Conformité : Ensuite, identifiez tous les points de conformité au sein de votre processus. Cela peut inclure des procédures, des documents, des méthodes de travail, des politiques, etc. Assurez-vous que chaque élément de votre processus est en adéquation avec l’exigence du référentiel.
🔸 Documentez Votre Processus : Documentez de manière claire et détaillée chaque étape de votre processus. Utilisez des descriptions précises, des schémas, des diagrammes ou tout autre moyen qui facilitera la compréhension de votre méthodologie.
🔸 Présentez des Preuves Tangibles : Pour étayer votre argumentation, fournissez des preuves tangibles de la conformité de votre processus. Cela peut inclure des rapports, des enregistrements, des témoignages, des exemples concrets, des résultats de formation, etc. Plus vous pouvez fournir de preuves solides, mieux c’est.
🔸 Expliquez les Bénéfices de Votre Processus : N’oubliez pas d’expliquer en quoi votre processus est bénéfique et contribue à l’atteinte des objectifs fixés par le référentiel Qualiopi. Mettez en avant les avantages de votre méthode en termes de qualité de la formation, d’amélioration continue, de satisfaction des stagiaires, etc.
🔸 Comparez avec les Exemples du Guide de Lecture : Si possible, référez-vous aux exemples fournis dans le guide de lecture officiel du référentiel Qualiopi. Si votre processus correspond à l’un de ces exemples, soulignez-le clairement pour montrer que vous suivez une voie déjà validée.
🔸 Soyez Prêt à Répondre aux Questions : Lorsque vous présenterez votre argumentation à l’auditeur, soyez prêt à répondre à toutes ses questions et à expliquer en détail votre processus. Plus vous maîtriserez votre sujet, plus convaincant vous serez.
🔸 Restez Calme et Professionnel : Il est essentiel de maintenir un ton calme et professionnel tout au long de ce processus de contestation. L’objectif est de résoudre le différend de manière constructive et de parvenir à une solution équitable.
En réalité, la plupart du temps, la simple contestation de la non-conformité par le client suffit à résoudre le problème. A moins qu’il soit réellement sûr de lui, l’auditeur préférera généralement ne pas formaliser la non-conformité pour éviter tout conflit potentiel.
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