Nouvel entrant qualiopi : la bonne démarche pour ne pas perdre de temps !
Trop administratif, chronophage… Vous avez peut-être des aprioris sur le label Qualiopi. Pourtant, les nouveaux entrants bénéficient d’un allègement des démarches durant l’audit, ce qui accélère le processus de certification.
Pour rappel, si vous êtes un organisme de formation ou un formateur indépendant, la certification Qualiopi vous permet :
- D’améliorer la qualité réelle et perçue de vos formations
- D’obtenir des subventions publiques pour vos apprenants (CPF, OPCO, etc.)
Table des matières
Qui est considéré comme nouvel entrant ?
Un nouvel entrant regroupe les organismes de formation récemment créés ou en cours d’installation, sans historique de réalisations. Cette situation justifie un traitement spécifique, notamment lors du processus d’évaluation.
Par où démarrer si on veut obtenir qualiopi ?
Avant tout, un nouvel organisme de formation doit consulter le guide de lecture du référentiel pour comprendre les exigences et les enjeux de Qualiopi.
Accéder à la version V9 de 2024 : Guide Qualiopi V9–2024
Autres ressources gratuites
- Qualiopi | Travail-emploi.gouv.fr : Ressources officielles sur la certification.
- Notre chaîne YouTube : Chaîne FG Formation
Le déroulé de l'audit Qualiopi pour les nouveaux entrants
Le référentiel de qualité prévoit un aménagement spécifique pour les nouveaux entrants. Ces derniers, n’ayant pas encore d’historique de réalisations ou de suivi d’actions, bénéficient d’une adaptation du processus.
L’absence d’historique inclut un manque de données sur vos prestations ou l’impossibilité d’analyser des cas clients passés. L’auditeur évalue alors vos intentions, vos processus et vos engagements futurs.
Il sélectionne un échantillon de vos formations et les contrôle en fonction des exigences du référentiel de qualité. Il identifie les non-conformités, qui peuvent être majeures ou mineures. En cas d’erreurs graves, l’expert vous accorde un délai pour corriger ces non-conformités.
Le prix d'un audit Qualiopi pour les nouveaux organismes
- Durée de l’audit : 1 à 2 jours, selon le type d’organisme de formation
- Coût : Entre 900 et 2 500 € HT par journée
Ce tarif comprend :
🔸 Le tarif journalier
🔸 Les frais de déplacement de l’auditeur (préférez un forfait à des frais réels)
🔸 Les éventuels frais additionnels
🔸 Les éventuels frais de rupture de contrat (si vous en avez, fuyez !)
🔸 La réactivité du service client
Vous pouvez également faire le choix d’une préparation facultative avec un expert Qualiopi : Entre 1 000 et 2 000 € HT par journée
Bien que facultative, la préparation optimise votre démarche et augmente vos chances de réussir dès le premier audit.
Chez FG Formation, nous proposons systématiquement un audit blanc avant l’audit initial pour identifier les non-conformités et préparer la documentation.
Comment trouver un auditeur de qualité pour son premier audit initial ?
Pour trouver un consultant compétent :
- Consultez la plateforme EDOF, où les organismes certifiés Qualiopi sont répertoriés.
- Vérifiez les avis des anciens clients pour évaluer leur satisfaction.
- Consultez le site du certificateur pour vérifier les mentions légales et comparer les services et tarifs proposés.
5 conseils pour bien se préparer à l'audit initial Qualiopi
1. Se familiariser avec le RNQ et ses exigences
Prenez le temps de bien comprendre le Référentiel National Qualité (RNQ) et ses critères. Maîtrisez le vocabulaire utilisé, afin de répondre précisément aux questions de l’auditeur, de présenter les documents requis et de fournir les preuves adaptées.
Si l’auditeur perçoit un manque d’implication ou une préparation insuffisante, cela peut vous coûter des points précieux. Bien que le processus soit simplifié pour les nouveaux entrants, Qualiopi demeure un label exigeant.
2. Miser sur la transparence
L’auditeur est avant tout un humain. Sa mission consiste à évaluer votre organisme en conformité avec le référentiel.
Pour cela, il préfère un climat agréable et chaleureux, plutôt qu’une atmosphère tendue. Vous aussi avez intérêt à ce que l’audit se déroule dans de bonnes conditions.
Rappelez-vous que vous contribuez ensemble à ce climat : soyez détendu, mettez l’auditeur à l’aise. Vous avez préparé cet audit, effectué les démarches nécessaires, et vous êtes en conformité. Faites preuve de confiance et d’assurance.
3. Créer un climat de confiance
Un cycle de certification Qualiopi dure trois ans. Il débute avec l’audit initial, suivi d’un audit de surveillance réalisé entre 14 et 22 mois après.
De manière générale, un auditeur suit l’organisme sur l’ensemble du cycle. Cela signifie qu’il est fort probable qu’il réalise également votre audit de suivi.
Si le premier audit se passe bien, avec peu ou pas d’écarts constatés, l’audit de suivi pourra être effectué à distance. En revanche, si l’auditeur détecte plusieurs écarts majeurs ou manque de confiance dans votre système, il pourrait exiger un audit sur site.
4. Assumer sa démarche et défendre ses choix
Expliquez et argumentez vos décisions. Si vous avez opté pour un mode de fonctionnement particulier ou un type de document spécifique, justifiez pourquoi ce choix est adapté à votre organisation.
Bien que l’auditeur connaisse le référentiel, il pourrait se méprendre si vous ne fournissez pas toutes les explications nécessaires. Soyez clair et convaincant.
5. Se préparer minutieusement (seul ou accompagné)
Munissez-vous d’un guide d’audit pour vous organiser efficacement. Ce document recense les indicateurs, liste les preuves à présenter et détaille les arguments à préparer pour chaque indicateur.
En suivant ce guide, vous gagnerez du temps et montrerez votre sérieux ainsi que votre implication dans le processus de certification.
FAQ
Voici les indicateurs adaptés aux nouveaux entrants :
2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32
Non, les certificateurs acceptent de réaliser l’audit si la demande de NDA est en cours. Cependant, le certificat sera délivré uniquement après obtention du NDA. Sans cette démarche préalable, un nouvel entrant ne pourra pas prétendre à la certification.
Vous avez des questions ?
Nous sommes là pour vous !
Vous avez des questions concernant la création de votre
organisme de formation, l’obtention de vos certifications ou vos possibilités de financement ?
Nous avons les réponses !
