Conseil qualiopi : des process simples pour réussir sa certification !
Obtenir la certification Qualiopi peut être un processus long et laborieux si vous ne suivez pas les bonnes méthodes. L’une des plus simples est la simplification ! Mais en pratique, comment simplifier ses processus et éviter une charge administrative souvent trop lourde et décourageante pour de nombreux organismes de formation ?
En tant que consultant et expert, je vous livre quelques conseils sur la certification Qualiopi basés sur mon expérience d’accompagnement de plus de 100 formateurs et centres de formation.
Table des matières
Pourquoi simplifier ses processus de formation ?
La gestion quotidienne d’un système complexe peut avoir plusieurs conséquences négatives :
- Perte de temps
- Perte de rentabilité
- Augmentation du travail à faible valeur ajoutée
La charge administrative liée à Qualiopi est souvent perçue comme un fardeau, mais en simplifiant intelligemment vos processus, vous pouvez réduire considérablement cette charge. Voici quelques étapes clés :
- Numérisation des Documents : Réorganisez et numérisez vos documents pour les rendre facilement accessibles lors des audits à distance.
- Formation au Vocabulaire et aux Indicateurs : Familiarisez-vous avec le vocabulaire spécifique et les exigences des indicateurs Qualiopi pour mieux comprendre ce qui est attendu et préparer les réponses adéquates.
- Simulation d’Audit : Réalisez des audits blancs pour identifier les points faibles et gagner en confiance et en efficacité dans la présentation de vos preuves.
- Amélioration de la Communication : Travaillez sur des techniques de communication pour aborder l’audit avec plus de sérénité et de clarté, même face à des auditeurs exigeants.
De nombreux organismes de formation me contactent pour alléger leur charge administrative.
Voici 3 problèmes récurrents et mes conseils pour y répondre de manière efficace pour optimiser vos actions.
Conseil pour l'indicateur 8 : Réévaluez les pré-requis
L’indicateur 8 Qualiopi porte sur le positionnement des apprenants en entrée de formation. Il vise à s’assurer que chaque participant bénéficie d’un parcours de formation personnalisé et adapté à ses besoins spécifiques.
Les pré-requis sur un programme de formation doivent être vérifiés avant l’inscription, ce qui peut être très chronophage. Pour simplifier ce processus :
- Évaluez les pré-requis essentiels : N’inscrivez que ceux qui sont réellement nécessaires pour la formation.
- Supprimez les pré-requis évidents : Si certains pré-requis sont inhérents au public cible, il est inutile de les formaliser, ce qui simplifie le processus et économise du temps.
Conseil pour l'indicateur 23 : simplifiez la veille Informationnelle
L’indicateur 23 de la certification Qualiopi met l’accent sur la nécessité pour les organismes de formation de rester informés des évolutions législatives et réglementaires liées à la formation professionnelle.
Certains organismes créent des tableaux Excel interminables pour suivre les actualités liées à la formation professionnelle, ce qui est une perte de temps. Pour une gestion plus efficace :
- Utilisez des newsletters ciblées : Quelques newsletters bien choisies suffisent pour prouver que vous réalisez une veille efficace.
- Démontrez l’utilisation de la veille : Présentez quelques exemples précis montrant comment vous exploitez ces informations pour tirer des enseignements pertinents.
Conseil indicateur 30 : optimisez les enquêtes et recueils d’appréciation
Recueillir les avis des parties prenantes est crucial mais peut devenir une tâche lourde si mal gérée. Voici comment optimiser ce processus :
- Enquête annuelle : Pour les entreprises donneuses d’ordre avec lesquelles vous travaillez régulièrement, une enquête annuelle est souvent suffisante.
- Automatisez la compilation des résultats : Utilisez des outils appropriés pour automatiser le processus de compilation des enquêtes, réduisant ainsi le temps et la charge mentale nécessaires.
Vous avez des questions concernant la création de votre
organisme de formation, l’obtention de vos certifications ou vos possibilités de financement ?
Nous avons les réponses !
