Audit blanc Qualiopi
Vous hésitez à faire un audit blanc ? Après des années à travailler auprès de 1000 organismes de formation, je vous donne 4 reflexions qui selon moi peuvent justifier de se préparer avant qualiopi :
- À identifier les éventuelles non-conformités
- À identifier les points à améliorer
- À identifier les actions à mettre en place pour corriger le tir
- À laisser 3 mois pour mener les actions
Entrons dans le détail.
Table des matières
Utilité de l'audit blanc avant de passer Qualiopi
Un audit blanc, également appelé pré-audit Qualiopi, est une préparation à l’audit initial qui consiste à passer devant l’auditeur pour obtenir la certification.
Se préparer permet de repérer les non-conformités et d’augmenter drastiquement ses chances de réussite le jour J.
Il n’est pas obligatoire, il s’agit simplement d’une “répétition générale” avant l’examen de tout votre système d’information. Cela permet d’identifier les points forts, mais surtout les points faibles qui peuvent vous empêcher d’obtenir la certification.
Lors de ce pré-audit, le certificateur n’est pas autorisé à donner des conseils ; il doit simplement vérifier le respect des critères du référentiel du label de qualité. Les problèmes relevés vous permettront alors d’apporter les actions correctrices avant l’audit officiel.
Faut-il passer un audit blanc tous les ans ?
Idéalement, un test blanc s’effectue une fois par an. Mais ce n’est pas toujours possible.
Je recommande donc de passer cet examen blanc au minimum 3 mois avant l’audit de surveillance, qui intervient 18 mois après l’audit initial. Cela permet de faire un bilan de la situation actuelle, de corriger les erreurs qui sont intervenues depuis le premier audit, et surtout de laisser du temps pour constituer un historique conforme.
3 raisons de réaliser un pré-audit
- Réduction des risques :
Si obtenir Qualiopi est généralement très accessible pour les organismes de formation, le risque majeur est d’être frappé de non-conformités majeures, ce qui repousserait l’obtention du label Qualiopi de plusieurs semaines. En effet, vous aurez jusqu’à 3 mois pour corriger les erreurs relevées. Si la correction est jugée pertinente par le certificateur, tout est OK et vous devenez organisme Qualiopi. Mais, si ces dernières ne sont pas acceptées par l’organisme auditeur, vous devrez alors repasser par la case audit initial, ce qui engendre évidemment une perte de temps substantielle. - Réduction des coûts :
En identifiant les problèmes à l’avance, l’organisation peut éviter des coûts supplémentaires liés à des non-conformités détectées tardivement. Par exemple, il peut s’agir de coûts de mise à jour de documents ou de modifications de processus. - Amélioration du processus de formation pour les apprenants :
Qualiopi, ce n’est évidemment pas juste un joli tampon en bas de votre site web. C’est avant tout un référentiel de qualité qui encourage l’amélioration continue. L’audit blanc devient non pas un coût, mais une étape avant l’audit officiel pour offrir à vos apprenants une formation la plus accessible et qualitative possible. Un coût qui sera largement compensé par les recommandations que vos formations susciteront.
Connaître et maîtriser les 7 critères Qualiopi avant de passer devant le certificateur
Critère 1 : Information du public
Les informations concernant le contenu de vos formations sont-elles accessibles au public, détaillées et vérifiables ?
Critère 2 : Objectif et adaptation des prestations
Comment concevez-vous vos formations pour répondre aux besoins identifiés ?
Critère 3 : Accueil, suivi et évaluation du public
Comment gérez-vous l’accueil et le suivi des apprenants, et comment évaluez-vous leurs compétences ?
Critère 4 : Adéquation des moyens
Quels sont les moyens mis en œuvre pour garantir la qualité de vos formations ?
Critère 5 : Qualification du personnel
La maîtrise des compétences délivrées par les formateurs fait-elle l’objet d’un processus de vérification ? Si oui, lequel ?
Critère 6 : Investissement dans l’environnement professionnel
Comment adaptez-vous vos formations aux besoins spécifiques de chaque apprenant ?
Critère 7 : Appréciations et amélioration continue
Comment enregistrez-vous et suivez-vous les résultats de vos actions ?
En passant votre audit de préparation chez FG Formation, nous vous accompagnons pour :
- Simplifier tout ce qui peut l’être
- Automatiser ce qui peut l’être
- Réduire les tâches administratives
- Réduire le nombre de documents à remplir
En plus de votre audit blanc Qualiopi, nous proposons :
- Mise en place d’un système de veille automatique pour les tâches « superflues »
- Installation d’un LMS permettant des envois d’e-mails automatisés
- Optimisation de votre système documentaire
Vous avez des questions concernant le pré-audit qualiopi ?
