Créer un organisme de formation Qualiopi
NDA, préparation audit, 7 critères, 32 indicateurs : le guide complet pour structurer et certifier votre OF.
Vous êtes indépendant et avez déjà réalisé des formations. Vous souhaitez faire évoluer votre activité et cherchez le processus, les étapes et les conditions pour légaliser votre activité de formation, en obtenant le label Qualiopi et en vous structurant comme un organisme de formation reconnu sur votre thématique.
Nous avons formé 1 000 organismes de formation : voici nos conseils pour vous faire gagner du temps.
Qu'est-ce que Qualiopi ?
- Label qualité officiel, délivré par un organisme certificateur accrédité.
- Atteste la conformité à un référentiel national de 7 critères et 32 indicateurs.
- Obligatoire pour accéder aux financements publics (CPF, OPCO, France Travail).
- Non obligatoire si vous autofinancez ou formez des particuliers en fonds propres.
Pourquoi se faire certifier ?
- Valoriser la qualité pédagogique de votre offre.
- Rassurer les apprenants et partenaires.
- Accéder à de nouveaux marchés grâce aux financements publics.
- Entrer dans une démarche d'amélioration continue.
Penser que Qualiopi valide la qualité de votre contenu pédagogique. Faux : Qualiopi valide la qualité de vos processus (comment vous analysez le besoin, comment vous formez, comment vous évaluez).
Les étapes clés vers la certification
Obtenir son numéro NDA
Avant Qualiopi, il y a l'étape administrative obligatoire : obtenir le NDA (Numéro de Déclaration d'Activité) auprès de la DREETS. Vous devez justifier d'une première action de formation (signée ou effectuée) pour l'obtenir.
Préparation Qualiopi
Obtenir la certification est un enjeu stratégique pour accéder aux financements publics, renforcer votre visibilité et rassurer vos apprenants. Vous pouvez porter seul votre démarche ou vous faire accompagner selon votre contexte.
Passer l'audit initial
L'audit initial est le plus structurant : il détermine l'obtention de votre certification. C'est souvent le plus exigeant, il requiert une préparation rigoureuse pour éviter non-conformités et blocages.
Conserver la certification
Valable 3 ans. Audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois. Audit de renouvellement entre le 25e et le 36e mois. La régularité dans l'application du référentiel et la traçabilité des preuves font la différence.
Pour conserver Qualiopi, 3 actions essentielles : réaliser le BPF chaque année (conditionne le maintien du NDA), assurer une veille réglementaire et pédagogique continue (critère 6), et collecter et analyser les retours des parties prenantes (critère 7).
Se faire accompagner par un expert Qualiopi
- Consultant spécialisé ou cabinet d'accompagnement
- Réalisation d'un audit blanc pour évaluer votre niveau de conformité
- Formation interne pour sensibiliser et impliquer votre équipe
Utiliser des outils pratiques
- Modèles de documents adaptés aux exigences du référentiel
- Checklists de préparation à l'audit initial
- Logiciels de gestion qualité (traçabilité, indicateurs, plans d'action)
Vous souhaitez être accompagné sur votre démarche Qualiopi ?
Nos experts ont certifié plus de 1 000 organismes de formation avec un taux de réussite de 100%.
Choisir le bon accompagnement
| Option | Pour qui ? | Avantages | Inconvénients | Budget est. |
|---|---|---|---|---|
| Autonomie (Solo) | Profils administratifs ou petits budgets | Coût financier nul. Maîtrise totale des process internes. | Très chronophage. Risque de caducité du NDA. | 0€ (hors temps) |
| Consultant indépendant | Indépendants cherchant un accompagnement humain | Relation directe. Aide à la rédaction des premières conventions. | Dépendance à une seule personne. Expertise variable. | 1 000 à 2 000€ |
| Cabinet / Solution dédiée | OF structurés voulant sécuriser BPF et Qualiopi | Outils clés en main, veille incluse, garantie de conformité. | Investissement initial plus élevé. | 2 500 à 5 000€ |
Décryptage des 7 critères fondamentaux du référentiel
Les critères Qualiopi (au nombre de 7) sont communs à tous les types d'organismes. Ce qui varie, ce sont les indicateurs associés (32 au total).
Conditions d'information du public
Fiche programme détaillée avant chaque formation. Affichage modalités, tarifs et délais sur le site.
Objectifs et adaptation aux publics
Entretien de positionnement. Objectifs reformulés en langage compréhensible.
Adaptation des prestations et modalités
Aménagements handicap. Supports adaptés au niveau des stagiaires.
Moyens pédagogiques et techniques
Supports visuels pendant les sessions. Assistance technique en cas de problème.
Qualification des intervenants
Registre de formation continue. Entretien annuel d'évaluation des formateurs.
Inscription dans l'environnement professionnel
Participation à un salon ou webinaire/an. Abonnement à une revue ou newsletter pro.
Appréciations et réclamations
Questionnaire de satisfaction en fin de session. Registre de réclamations avec suivi formalisé.
Évaluer le coût pour créer un organisme Qualiopi
Étude de cas : Sylvie avait besoin de structuration avant Qualiopi
Sylvie P est formatrice indépendante. Elle forme des indépendants. En tant que micro-OF avec une offre de niche, elle souhaite obtenir Qualiopi pour rendre ses formations éligibles au CPF et aux financements OPCO.
Problématiques avant l'accompagnement
- Structurer ses démarches qualité
- Formaliser ses pratiques pédagogiques
- Constituer un dossier complet conforme au référentiel Qualiopi
Dispositif mis en place
- 4 rendez-vous en une semaine pour un accompagnement intensif
- Relecture et enrichissement du manuel qualité
- Personnalisation des documents avec les bons indicateurs
- Intégration des spécificités pédagogiques (petits groupes, ajustements en temps réel)
- Planification de l'audit blanc et préparation de l'audit final
Résultats obtenus
- Manuel qualité validé et conforme
- Documents pédagogiques à jour, avec traçabilité complète
- Preuves d'adaptabilité pédagogique formalisées
- Taux de satisfaction de 100% sur plus de 150 stagiaires
- Certification en bonne voie, dans les délais souhaités
Vous aussi, vous voulez être certifié Qualiopi ?
Échangeons 30 minutes gratuitement pour évaluer votre situation.
