Comment devenir organisme de formation qualiopi en 3 étapes ?
Vous vendez des formations et souhaitez structurer votre organisme autour du référentiel Qualiopi ?
La certification Qualiopi repose sur 7 critères déclinés en 32 indicateurs clés.
La question à se poser : souhaitez-vous obtenir la certification seul ou avec un accompagnement ?
On vous explique tout cela en détail.
Table des matières
L'essentiel
1. Qu’est-ce que Qualiopi ?
Label qualité officiel, délivré par un organisme certificateur accrédité.
Atteste la conformité à un référentiel national de 7 critères – 32 indicateurs.
Obligatoire pour accéder aux financements publics (CPF, OPCO, Pôle Emploi).
Non obligatoire si vous autofinancez ou formez des particuliers.
2. Pourquoi se faire certifier ?
Valoriser la qualité pédagogique de votre offre.
Rassurer les apprenants et partenaires.
Accéder à de nouveaux marchés grâce aux financements publics.
Entrer dans une démarche d’amélioration continue.
Qu’est-ce que la certification Qualiopi et est-elle obligatoire pour lancer mon organisme de formation ?
La certification Qualiopi est un label qualité délivré par des organismes certificateurs accrédités, qui atteste qu’un organisme de formation respecte un référentiel national exigeant. Elle est indispensable pour bénéficier des financements publics ou mutualisés, comme le CPF, les OPCO ou Pôle emploi.
Pour obtenir la certification, il est nécessaire de passer un audit initial réalisé par un auditeur habilité. Cet audit, d’une durée d’une à deux journées selon la taille et le périmètre de l’organisme, vise à vérifier la conformité aux 7 critères et 32 indicateurs du référentiel Qualiopi.
Il est important de noter que Qualiopi n’est pas obligatoire pour vendre des formations. Vous pouvez parfaitement exercer sans, mais vous ne pourrez pas proposer vos prestations via les dispositifs publics de financement.
Il s’agit avant tout d’un engagement dans une démarche d’amélioration continue, reconnue par l’État, qui valorise la qualité de vos processus pédagogiques et administratifs.
Enfin, cette certification a un coût, variable selon le certificateur et la complexité de votre structure : il faut compter entre 1 500 € et 3 000 € en moyenne pour un premier audit de certification.
Étape 1 – Préparation Qualiopi : en route vers l’audit initial
Obtenir la certification Qualiopi est un enjeu stratégique majeur pour tout organisme de formation souhaitant accéder aux financements publics. Cet argument est central, mais d’autres bénéfices méritent également d’être soulignés : la certification Qualiopi contribue à renforcer la visibilité de vos formations, à valoriser la qualité pédagogique de vos prestations, et à rassurer vos futurs apprenants sur le sérieux de votre démarche.
Cependant, quelle que soit la motivation, la recherche de la certification ne doit jamais compromettre la continuité ni la performance de votre activité de formation.
Vous pouvez tout à fait porter seul votre démarche Qualiopi, à condition d’être bien organisé et de traverser une période où vous pouvez consacrer du temps et des ressources internes à ce projet.
Si vous sentez que la charge mentale ou administrative vous freine, il est judicieux de vous faire accompagner avec des solutions adaptées à votre contexte :
1. Se faire accompagner par un expert Qualiopi
- Consultant spécialisé ou cabinet d’accompagnement
- Réalisation d’un audit blanc pour évaluer votre niveau de conformité
- Formation interne pour sensibiliser et impliquer votre équipe
2. Utiliser des outils pratiques
- Modèles de documents adaptés aux exigences du référentiel
- Checklists de préparation à l’audit initial
- Logiciels de gestion qualité (traçabilité, indicateurs, plans d’action)
Étape 2 – Passer l’audit
L’audit initial est le premier des trois audits que vous aurez à passer dans le cadre du cycle Qualiopi sur 3 ans. C’est aussi le plus structurant, car il détermine l’obtention même de votre certification.
Ce premier audit est souvent le plus exigeant : il requiert une préparation rigoureuse en amont, pour éviter les non-conformités et les blocages.
Une organisation insuffisante ou une charge documentaire mal anticipée peuvent entraîner des retards ou des refus temporaires.
Pourquoi une préparation anticipée est cruciale :
- Pour éviter les non-conformités (mineures ou majeures) qui peuvent retarder la délivrance du certificat ;
- Pour ne pas subir une surcharge administrative de dernière minute, liée à la production de preuves (programmes, évaluations, bilans, veille, etc.) ;
- Pour ne pas désorganiser votre activité principale au moment de l’audit.
La certification Qualiopi ne doit pas freiner votre activité de formation. Elle doit au contraire venir en soutien de votre développement, à condition de maintenir un équilibre entre obligations qualité et gestion opérationnelle.
Cela est d’autant plus vrai pour les organismes qui gèrent seuls leur certification, sans équipe dédiée.
Étape 3 – Conserver la certification
La certification Qualiopi est valable 3 ans, sous réserve de respecter le cycle de contrôle suivant :
- Audit de surveillance : à réaliser entre le 14ᵉ et le 22ᵉ mois suivant l’audit initial ;
- Audit de renouvellement : à prévoir entre le 25ᵉ et le 36ᵉ mois, pour prolonger la validité du certificat.
Contrairement à certaines idées reçues, conserver Qualiopi n’est pas forcément plus simple qu’obtenir la certification.
Ce qui fait la différence, c’est votre régularité dans l’application des exigences du référentiel et votre capacité à maintenir la traçabilité des preuves attendues.
Les auditeurs constatent encore trop souvent des non-conformités causées par :
- L’absence ou l’obsolescence de certains documents (plans de formation, évaluations, bilans) ;
- Un manque de mise à jour des pratiques internes (veille non documentée, absence de plan d’action) ;
- Une défaillance dans la collecte des retours des parties prenantes.
Pour maintenir votre certification Qualiopi, retenez ces 3 actions essentielles :
- Réaliser le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
- À transmettre chaque année à la DREETS
- Conditionne le maintien de votre numéro de déclaration d’activité (NDA)
- Assurer une veille réglementaire, sectorielle et pédagogique continue
- Exigée par le critère 6 du référentiel
- Permet de démontrer l’inscription active dans l’environnement professionnel
- Mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue
- Requiert la collecte, l’analyse et le suivi des retours (apprenants, clients, financeurs…)
- Directement liée au critère 7 Qualiopi sur la gestion des réclamations et la satisfaction
Se faire accompagner pour décrocher la certification
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