Réussir son audit de renouvellement Qualiopi
L’audit de renouvellement Qualiopi intervient trois ans après l’obtention de la certification initiale. Un nombre trop important de non-conformités et vous perdrez votre certification. Mais alors, comment éviter cette situation ? En préparant en amont votre audit de renouvellement et en évitant les erreurs que nous allons énumérer pour vous. Entre l’incapacité à présenter les preuves et la difficulté à anticiper les conformités liées à votre activité, l’audit de suivi peut se transformer en véritable parcours du combattant. Il est possible d’éviter cela.
Table des matières
Quand intervient l'audit de renouvellement Qualiopi ?
Il intervient 3 ans après avoir obtenu votre certification Qualiopi suite à l’audit initial.
Pour rappel, après 18 mois, vous avez passé avec succès votre audit de surveillance. Aujourd’hui, l’échéance des trois années qui vous permettent de faire prévaloir la qualité de vos formations sous le label de qualité est désormais terminée et doit être renouvelée.
Combien de temps de préparation va demander l'audit de renouvellement ?
Cela va dépendre de la gravité des non-conformités et des éléments de preuve qu’il faudra fournir pour répondre aux non-conformités relevées par le certificateur.
🔸 Il faudra peut-être attendre la prochaine formation pour produire de nouvelles preuves.
🔸 Il faudra peut-être mener des actions longues
En règle générale, on conseille de réaliser l’audit 3 mois avant la date de fin de validité.
C’est raisonnable et ça laisse suffisamment de temps pour corriger vos non-conformités.
Chez FG Formation, nous conseillons également à nos clients de faire un AUDIT BLANC 3 mois avant l’audit réel.
Ça permet d’anticiper ou d’identifier les problèmes, bien sûr, mais surtout de les corriger.
Vous avez suffisamment de temps pour réaliser d’autres formations avant l’audit réel pour répondre aux exigences Qualiopi.
Et pourrez ainsi montrer à l’auditeur des formations 100% conformes.
Pourquoi ne pas passer l'audit le jour de la fin de validité du certificat ?
Parce que si vous avez des non-conformités (NC) le jour de l’audit, vous n’aurez pas le temps de les solder pour garder votre certification valide.
Deux exemples de non-conformités à ce stade :
– Exemple 1 : Absence de preuves de l’évaluation des compétences des formateurs
– Exemple 2 : Manque de suivi de la satisfaction des stagiaires
Il faut donc anticiper et prévoir un délai raisonnable pour solder les éventuelles NC, et ce, avant la date de fin de validité de votre certificat.
Durée de l'audit
La durée de l’audit de surveillance se situe entre 1 jour et 2 jours (et plus en fonction du nombre de sites) selon le type d’organisme (formation, VAE, bilan de compétences, etc.) et le chiffre d’affaires, que vous fassiez moins de 150 000 euros de CA par an ou plus de 750 000 euros.
Peut-on perdre sa certification Qualiopi après audit ?
Oui, il est tout à fait possible de perdre sa certification Qualiopi après un audit, notamment en raison de non-conformités majeures persistantes, en raison d’une incapacité à les corriger ou d’un manque de rigueur.
D’où l’importance d’une préparation avant l’audit de suivi avec un audit blanc sur mesure et accompagné d’un expert Qualiopi.
Il n’y a évidemment aucune obligation à être certifié Qualiopi.
Toutefois, le label est à la fois un gage de qualité pour les futurs apprenants et l’est aussi pour former de nouvelles personnes.
Dans certaines thématiques, ne pas avoir Qualiopi peut constituer un handicap important comparé à d’autres acteurs pouvant justifier d’une certification.
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Les erreurs à ne pas commettre
Pour mieux comprendre, prenons un exemple de risques liés au renouvellement de votre certification. Appelons la formatrice Nathalie.
1/ Nathalie n’a pas préparé son audit…
Confiante suite à la réussite de son audit initial (qui est beaucoup plus simple que le renouvellement), elle a pensé à tort que l’audit de suivi serait une simple formalité administrative.
Donc, elle s’est présentée la fleur au fusil, et évidemment, il manquait des choses.
2/ Les preuves n’étaient pas disponibles
L’audit s’est déroulé à distance.
Et Nathalie aurait préféré que le certificateur se déplace directement dans ses locaux. La raison ? Elle ne scanne rien et n’a que des dossiers papier.
Lorsque l’auditrice demandait des éléments de preuve, Nathalie avait la plus grande difficulté à les présenter, qui plus est en visio…
Elle a donc pris naturellement plusieurs non-conformités pour « absence de preuves ».
3/ Problème de vocabulaire
Nathalie n’est pas qualiticienne et ne maîtrise pas le même vocabulaire que l’auditrice qui était en face d’elle.
Il y a donc plusieurs indicateurs qu’elle n’a pas bien intégrés, sur lesquels elle n’a pas su présenter les éléments réellement attendus.
4/ Rigidité de l’examinatrice
Vous ne pouvez pas connaître à l’avance l’état d’esprit de la personne qui se retrouvera en face de vous. Il est fort possible que cette dernière ait passé une mauvaise journée et que cela se ressente sur la manière dont elle va interpréter vos preuves ou l’état de votre organisation. Même si le certificateur se doit d’être irréprochable, il arrive parfois que l’humain prenne le pas sur le professionnel.
Les étapes d'un audit de renouvellement
Étape 1 : La préparation de l’audit
C’est évidemment l’étape la plus importante.
Elle dépend beaucoup des routines et habitudes que l’on a réussi à conserver tout au long de l’année.
Plus vous serez rigoureux, moins il y aura de travail de préparation de l’audit.
C’est notamment la raison pour laquelle un audit blanc de renouvellement peut être utile, car il vous oblige à garder le rythme et à retrouver rapidement les bonnes pratiques.
Cela permet notamment de :
- identifier tout de suite les points à corriger
- faire une liste des actions à mettre en place
- bénéficier d’un regard extérieur, avec des pistes d’amélioration
Ensuite, il suffit de corriger, puis de se laisser le temps d’apporter les corrections sur les formations suivantes.
Étape 2 : L’audit
L’auditeur commence par l’échantillonnage. Cette étape consiste à choisir 3 apprenants, sur 3 formations différentes réalisées précédemment.
Ils serviront de référence de contrôle tout au long de l’audit.
Comment ça marche concrètement ? Prenons un exemple avec l’indicateur 11 :
L’auditeur demandera à voir comment l’atteinte des objectifs a été évaluée pour ces 3 élèves. Il faudra pouvoir lui montrer les évaluations réalisées et les résultats pour chacun d’eux.
D’où l’importance d’avoir des dossiers de formations complets avant même l’arrivée du certificateur.
Une fois l’audit de renouvellement validé, votre organisme bénéficie de la certification pour 18 nouveaux mois.
Prix d'un audit de renouvellement
Le coût d’un certificateur va dépendre de plusieurs facteurs :
🔸 Le tarif journalier
🔸 Les frais de déplacement de l’auditeur (préférez un forfait à des frais réels)
🔸 Les éventuels frais additionnels
🔸 Les éventuels frais de rupture de contrat (si vous en avez, fuyez !)
🔸 La réactivité du service client
Point important : toutes les offres ne se valent pas, et tous les certificateurs n’ont pas la même éthique. Il est donc indispensable de comparer les différents auditeurs ! Les avis laissés par d’anciens élèves peuvent être un bon début.
Chez FG Formation, l’audit comprend également un audit blanc pour un tarif global de 1200 euros.
C’est un mélange entre l’audit initial et l’audit de surveillance :
🔸 Il va falloir réexpliquer les processus au nouvel auditeur
🔸 Il va falloir prouver leur mise en œuvre avec des formations réalisées
Évidemment, c’est l’auditeur qui choisit les sessions de formations à auditer.
Notre accompagnement audit de renouvellement
Il comprend,
Un module e-learning avec :
- Le rappel des exigences
- Les questions que l’auditeur va poser
- Les modèles de preuves que l’on peut présenter
- Les modèles de documents que l’on recommande
Un audit blanc avec :
- Un rapport complet
- Identification des non-conformités potentielles
- Conseils sur les corrections à apporter
- Validation a posteriori des corrections
- Conseils sur les optimisations et simplifications possibles de votre système
Vous pouvez passer sereinement votre audit, vous êtes prêt !
Vous avez des questions ?
Nous sommes là pour vous !
Vous avez des questions concernant la création de votre
organisme de formation, l’obtention de vos certifications ou vos possibilités de financement ?
Nous avons les réponses !
